10 thủ thuật trong excel

Hầu hết người dùng đều biết rằng nếu chọn cùng lúc nhiều ô (cell)trong một bảng tính, bằng cách quan sát ở góc phải của thanh trạng tháilà có thể biết được tổng giá trị của các ô đã được chọn - tương ứng vớihàm Sum. Tuy nhiên, khi nhấn phải chuột lên chữ Sum trên thanh trạngthái, bạn có thể đổi hàm tính toán được áp dụng cho tình huống này vớicác lựa chọn khác như Average, Count, Count Nums, Min hay Max....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
10 thủ thuật trong excel Thủ thuật 1: Thay đổi hàm tính toán nhanhHầu hết người dùng đều biết rằng nếu chọn cùng lúc nhiều ô (cell)trong một bảng tính, bằng cách quan sát ở góc phải của thanh trạng tháilà có thể biết được tổng giá trị của các ô đã được chọn - tương ứng vớihàm Sum. Tuy nhiên, khi nhấn phải chuột lên chữ Sum trên thanh trạngthái, bạn có thể đổi hàm tính toán được áp dụng cho tình huống này vớicác lựa chọn khác như Average, Count, Count Nums, Min hay Max.Thủ thuật 2: Thay đổi số lượng bảng tính thành phầnMọi bảng tính Excel được tạo mới về cơ bản sẽ gồm 3 bảng tínhthành phần (sheet) mà chẳng cần quan tâm người dùng có thực sự sửdụng hết chúng không - cũng có trường hợp bấy nhiêu sheet vẫn khôngđủ. Đừng bận tâm, bạn có thể thay đổi số lượng sheet mặc định trongmột bảng tính: chọn Tools.Options, ở thẻ General, bạn đặt một giá trịmới cho mục Sheets in new workbook.Thủ thuật 3: Định dạng báo cáo PivotTable cho SQL Server AnalysisServicesNếu bạn muốn tạo các báo cáo dạng PivotTable cho dịch vụ MicrosoftSQL Server Analysis Services, hãy tải về tiện ích Excel Add-in forAnalysis Services - hỗ trợ Excel phiên bản 2002 trở về sau - từ trangchủ Microsoft.com.PivotTable đặc biệt thích hợp cho những ai làm kế toán tổng hợp, chophép người dùng tạo ra những báo cáo chuyên nghiệp hơn từ cơ sở dữliệu là các trường và cột trong bảng tính. Tuy nhiên, giao diện củaPivotTable đơn điệu, khó sử dụng và lối trình bày báo cáo không bắtmắt.Thủ thuật 4: Giữ lại định dạng PivotTableCác bản báo cáo PivotTable có thói quen xóa tất cả định dạng mỗi khingười dùng làm tươi chúng. Một phương pháp tốt mà bạn có thể ápdụng là sử dụng tính năng AutoFormat (từ trình đơn Format). Tuykhông mang đến chính xác định dạng mà bạn muốn sử dụng nhưngAutoFormat là lựa chọn có thể chấp nhận được nếu bạn muốn tìm lạiđịnh dạng gần giống với bản báo cáo trước đó.Thủ thuật 5: Sử dụng hàm VLookup và HLookupHàm VLookup và HLookup có nhiệm vụ tìm kiếm các giá trị theo chiềudọc (VLookup) hay chiều ngang (HLookup) trong một ma trận. Cụ thể,VLookup tìm các giá trị trên một cột cụ thể dựa trên tiêu chuẩn đượcđề ra và trả về giá trị tương ứng cho cột đó (hay một hàm sử dụngchúng) trong cùng dòng của một vùng bảng tính. Hàm HLookup hoạtđộng với tính năng tương tự nhưng là với giá trị của các dòng.Thủ thuật 6: Sử dụng Name Range là đầu vào cho PivotTableTăng số lượng bảng tính thành phần được mặc định xuất hiện mỗi khitạo mới một bảng tính.Khi tạo báo cáo PivotTable dựa trên một dãy các ô từ bảng tính khác,bạn cần lặp lại nhiều thao tác nếu muốn bổ sung dữ liệu vào mộtbảng tính tham khảo. Để tránh điều này, tạo một Named Range bằngcách chọn dãy giá trị của bảng tính thành phần, rồi nhấn hộp thoạiName ở cuối thanh công thức, và nhập vào đó một cái tên. Bạn sử dụngName Range mới tạo như dữ liệu đầu vào của bản báo cáo PivotTable,vì thế bất cứ khi nào bổ sung dữ liệu, bạn chỉ đơn giản là làm tươiPivotTable mà không cần xác định lại vùng giá trị.Thủ thuật 7: Tối ưu kích thước bảng tínhKhi bạn tạo các bảng tính với báo cáo PivotTable bên trong thì dữ liệucấu thành bản báo cáo này sẽ được lưu trữ trong chính bảng tính, từ đólàm tăng kích thước tập tin. Có 2 cách có thể giúp bạn tối ưu kíchthước tập tin:* Nếu bạn có vài báo cáo PivotTable sử dụng cùng dữ liệu, trongPivotTable và PivotChart Wizard luôn luôn chỉ định nguồn dữ liệu làAnother PivotTable report or PivotChart report. Excel sẽ sử dụng ít bộnhớ hơn một cách đáng kể nếu bảng tính được dựa trên dữ liệu từ mộtbáo cáo hiện có.* Bạn có thể chọn giải pháp không lưu dữ liệu trong bảng tính bằngcách bỏ chọn đối với hộp thoại Save data with table layout trong mànhình PivotTable Options của PivotTable & PivotChart Wizard. Nhượcđiểm của cách làm này là bạn phải làm tươi báo cáo PivotTable mỗikhi mở bảng tính.Thủ thuật 8: Sử dụng tùy chọn Paste SpeciaNếu thường xuyên sử dụng tác vụ cắt và dán, bạn sẽ thích thú với tínhnăng Paste Special. Khi bạn muốn dán một nội dung vào một ô bảngtính, hãy đến trình đơn Edit và chọn Paste Special. Bạn sẽ được cungcấp nhiều tùy chọn để dán dữ liệu vào ô bảng tính mới như chỉ dán giátrị, giữ lại công thức và định dạng, v.v... Đáng chú ý, tùy chọnTranspose có thể giúp tiết kiệm thời gian khi có thể dán giá trị của mộtcột thàng dạng hàng dọc (và ngược lại).Để tăng tính tiện lợi, Microsoft cung cấp hầu hết tùy chọn thông dụngtừ tính năng Paste Special trong một trình đơn ngữ cảnh riêng xuất hiệnở góc dưới bên phải của bất kỳ lựa chọn cắt dán nào vừa được thựchiện.All: Dán tất cảFormulas: Dán công thứcValues: Dán giá trịFormats: Dán định dạngComments: Dán ghi chúValidation: Dán tiêu chuẩn kiểm traAll except borders : Dán tất cả chỉ trừ khung kẻNone: Xoá nội dung cũ, dán nội dung mớiAdd: Lấy giá trị cũ rôpì cộng với giá trị mớiThủ thuật 9: Tận dụng macroNếu phải lặp lại một (hay nhiều) tác vụ vài lần, bạn có thể cần đếntính năng mac ...