Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 3 - ThS. Thái Kim Phụng

Mục tiêu trình bày trong chương 3 Hệ thống công việc và hệ thống tin nằm trong bài giảng Hệ thống thông tin quản lý nhằm nêu khung hệ thống công việc (Work system Framework) , các thành phần trong hệ thống công việc. Nguyên tắc của hệ thống công việc, mối quan hệ giữa hệ thống công việc và hệ thống thông tin.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 3 - ThS. Thái Kim Phụng CHƯƠNG 3Hệ thống công việc vàHệ thống thông tin 1/ 36Nội Dung Khung hệ thống công việc (Work system Framework) Các thành phần trong hệ thống công việc Nguyên tắc của hệ thống công việc Mối quan hệ giữa hệ thống công việc và hệ thống thông tin Sự cần thiết có một quan điểm cân đối về hệ thống Các biến thực hiện có liên quan đến các yếu tố của hệ thống công việc 2 / 36Khung hệ thống công việc(Work system Framework) Công việc là sự vận dụng các nguồn lực con người và vật lý như thiết bị, thời gian, các nổ lực và tiền bạc để tạo ra các sản phẩm hay dịch vụ cho các khách hàng trong hoặc ngoài doanh nghiệp. Khung phân tích lấy công việc là trung tâm kết hợp ý tưởng từ nhiều nguồn bao gồm quản lý chất lượng tổng thể (Total quality management), Cải tổ qui trình kinh doanh (Business process reendineering) và lý thuyết hệ thống. 3 / 36Khung hệ thống công việc(Work system Framework) 4 / 36Khái niệm hệ thống công việc Hệ thống công việc là một hệ thống trong đó con người và/hoặc máy móc thực hiện một quy trình thực hiện công việc, sử dụng các nguồn lực để tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ cho các khách hàng bên trong hoặc bên ngoài. 5 / 36Các thành phần của một hệ thốngcông việc Hệ thống công việc bao gồm • Quy trình nghiệp vụ • Đối tượng tham gia • Thông tin • Công nghệ Đầu ra: Sản phẩm và dịch vụ được sử dụng bởi khách hàng Các yếu tố bên ngoài • Cơ sở hạ tầng • Hiện trạng 6 / 36Các thành phần của một hệ thốngcông việc Quy trình nghiệp vụ là yếu tố mấu chốt của hệ thống công việc. Cùng một quy trình có thể tạo ra những kết quả khác nhau do phụ thuộc vào: • Người thực hiện • Thông tin và công nghệ được sử dụng 7 / 36VD: Dell Computer 8 / 36Các thành phần của một hệ thống côngviệc Khách hàng: những người trực tiếp nhận và sử dụng lợi ích từ các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra bởi hệ thống công việc. Khách hàng bên ngoài: các cá nhân hoặc đại diện của các công ty khác hoặc các tổ chức chính phủ (Lý do để doanh nghiệp tồn tại) Khách hàng bên trong: làm việc cho doanh nghiệp và tham gia vào các hệ thống làm việc khác (Cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp) 9 / 36Những khách hàng khác nhau với các mốiquan tâm khác nhau 10 / 36Tự phục vụ - Chuyển đổi kháchhàng thành đối tác Hệ thống công việc tự phục vụ VD: ATMs, Web sites ... Quy trình xử lý hồ sơ tín dụng Có thể đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng • Cắt giảm chi phí • Loại bỏ một số nhân viên nhập dữ liệu • Đáp ứng khách hàng nhanh hơn • Thông tin phản hồi tốt hơn 11 / 36Các thành phần của hệ thống côngviệc Dịch vụ và sản phẩm: sự kết hợp của các yếu tố mang tính vật lý, thông tin, và dịch vụ mà hệ thống công việc tạo ra cho các khách hàng của nó. Khách hàng đánh giá sản phẩm • Một số các vấn đề về sản phẩm như: • Chi phí • Chất lượng • Tính đáng tin cậy, v.v.. • Cân nhắc riêng từng yếu tố có thể giúp làm gia tăng sự hài lòng của khách hàng 12 / 36Các thành phần của hệ thống côngviệc Quy trình nghiệp vụ: là một tập các bước công việc hoặc hoạt động có liên quan tới việc thực hiện hệ thống công việc • Có điểm bắt đầu và điểm kết thúc • Có các yếu tố đầu vào và đầu ra • Là một hệ thống chính thống • Có thể không hoàn toàn có cấu trúc • Thay đổi quy trình nghiệp vụ là bước trực tiếp thay đổi hệ thống công việc • Hiệu quả của quy trình nghiệp vụ phụ thuộc vào các đặc điểm: Mức độ cấu trúc, Mức độ phối hợp, Tính phức tạp, Nhịp độ, Mức độ phụ thuộc vào máy móc 13 / 36Mức độ cấu trúc Các nhiệm vụ có cấu trúc (structured task) • Các thông tin cần thiết được biết rất rõ • Phương pháp xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin rõ ràng • Dạng thông tin mong đợi được biết rõ ràng • Các quyết định và các bước thực hiện nhiệm vụ được xác định rõ ràng và có tính lặp lại • Các tiêu chuẩn để đưa ra quyết định được hiểu một cách chính xác • Kết quả của việc thực hiện nhiệm vụ có thể được đo đạc một cách chính xác • VD: Hệ thống ATM 14 / 36Mức độ cấu trúc Các nhiệm vụ có tính bán cấu trúc (semistructured task) • VD: chuẩn bệnh của bác sĩ Các nhiệm vụ không có cấu trúc (unstructured task) • Các quyết định có xu hướng được hình thành dựa trên kinh nghiệm, cảm nhận, thử và sai, và các phương pháp mang tính định tính • VD: Lựa chọn các nhà quản lý, chọn hình ảnh cho trang bìa một tạp chí 15 / 36 Sử dụng HTTT làm tăng mức độ có cấu trúc của việc thực hiện nghiệp vụMức độ cấu trúc Xu hướng tăng mức độ cấu trúc Ví dụ được gia tăngCao nhất: Thay Tự động hóa hầu hết các bước công Máy trả lời tự độngthế con người việcbằng công nghệCao: Thực hiện Kiểm soát các bước công việc. Hệ thống xét duyệt cho vay ởtheo các quy luật Cung cấp hướng dẫn cho các bước ngân hàng dựa trên các dữhoặc thủ tục công việc mà con người đang thực liệu đã được khai báo. hiệnThấp: ...