Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin: Chương 3 - PGS.TS. Hà Quang Thụy

Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin: Chương 3 do PGS.TS. Hà Quang Thụy biên soạn cung cấp cho các bạn những kiến thức về vòng đời dự án hệ thống thông tin; quản lý dự án hệ thống thông tin trong tổ chức. Mời các bạn tham khảo bài giảng để bổ sung thêm kiến thức về lĩnh vực này.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản lý dự án hệ thống thông tin: Chương 3 - PGS.TS. Hà Quang Thụy BÀI GIẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG 3. VÒNG ĐỜI DỰ ÁN HTTT và QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG TỔ CHỨC PGS. TS. HÀ QUANG THỤY HÀ NỘI 01-2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1 Nội dung 1. Vòng đời dự án 2. Quản lý dự án trong tổ chức 2 1. Vòng đời dự án  Khái niệm vòng đời dự án  Vòng đời: Life cycle  Khái niệm: Là tập các giai đoạn liên tiếp và đôi khi chồng chéo nhau của dự án  Tên gọi và số lượng “giai đoạn” do:  việc quản lý và nhu cầu kiểm tra của tổ chức hoặc các tổ chức có liên quan đến dự án  “Giai đoan” “Bước” dự án  bản chất của dự án và khu vực áp dụng của dự án  Là khác nhau theo các dự án khác nhau, khác nhau theo các tổ chức khác nhau  Vòng đời được xác định: các khía cạnh “đơn nhất” của tổ chức , của người sử dụng công nghệ  Vòng đời cung cấp một khung cơ bản cho quản lý dự án  Đặc trưng vòng đời dự án  Đặc trưng khung nhìn: Cấu trúc chung (khung nhìn mức cao): (i) Khởi đầu dự án, (ii) Công tác tổ chức và chuẩn bị, (iii) Thực hiện dự án, (iv) Kết thúc dự án. Khung nhìn mức cao tạo thuận lợi cho “truyền thông dự án”, tránh sa vào chi tiết 3 Vòng đời dự án: Đặc trưng tài nguyên  Tài nguyên (Chi phí và nhân lực)  Chi phí và mức nguồn nhân lực thấp lúc khởi đầu, cao lên khi công việc được thực hiện và giảm một cách đáng kể khi dự án đi vào giai đoạn kết thúc 4 Vòng đời dự án: Đặc trưng ảnh hưởng  Ảnh hưởng của nhà đầu tư, những rủi ro và tính không chắc chắn là rất lớn ở lúc bắt đầu dự án. Những nhân tố này giảm dần trong vòng đời của dự án  Chi phí thay đổi và hiệu chỉnh lỗi tăng đáng kể khi dự án tiến dần đến việc hoàn thành 5 Giai đoạn trong vòng đời dự án  Dự án, quản lý dự án có bản chất giai đoạn: “giai đoạn là một phần trong vòng đời dự án”.  Phân chia giai đoạn nhằm dễ quản lý, dễ lập kế hoạch, dễ thực hiện và dễ kiểm tra, giám sat  Số giai đoạn, sự cần thiết của giai đoạn, mức độ kiểm soát giai đoạn được quy định bởi phạm vi (kích cỡ), độ phức tạp, khả năng tác động lên dự án.  Đặc trưng của “giai đoạn”  Giai đoạn “kế tiếp nhau”: Phần cuối của mỗi giai đoạn là phần chuyển giao  Công việc trong tâm giai đoạn này khác biệt giai đoạn khác  Sự chuyển giao đầu tiên của một giai đoạn đòi hỏi sự kiểm tra nhiều hơn để chắc chắn thành công. Kiểm tra thêm được tiến hành song mang tính nhắc lại 6 Về cách thức giai đoạn của dự án  Không có cách cấu trúc giai đoạn lý tưởng cho dự án  Thông thường: sử dụng cấu trúc tham khảo  Các dự án trong cùng một ngành công nghiệp, cùng một tổ chức vẫn khác biệt  Có cấu trúc chuẩn hóa dự án (như quy định) hoặc không chuẩn hóa mà mỗi dự án sẽ tùy bản chất của dự án và quản lý dự án & đội dự án lựa chọn.  Tính đa phương án: đề xuất một số phương án và sau đó lựa chọn  Ví dụ  “Việc xây dựng báo cáo nghiên cứu khả thi một dự án”: hoặc tiền dự án, hoặc đưa vào pha đầu tiên, hoặc một dự án độc lập.  Cùng một mức dự án: đội dự án này có thể chia một giai đoạn, một đội dự án khác chia hai hai đoạn.. 7 Quản lý dự án xuyên suốt vòng đời  Tiếp cận quản lý dự án  Tiếp cận quản lý dự án nên được mô tả trong kế hoạch điều hành dự án  Quản lý dự án phải phù hợp với khung cảnh rộng hơn chương trình hay tổ chức  Quản lý dự án & đội dự án phải xác định phương pháp thích hợp tổ chức quản lý dự án.  Vai trò của cấu trúc giai đoạn  “Chi để trị”  Cung cấp cơ sở cho việc kiểm tra đánh giá  Xác định được input và output cho mỗi giai đoạn  Hai công việc điển hình  xác định xem liệu dự án có nên tiếp tục vào giai đoạn tiếp không ?  phát hiện và sửa chữa những lỗi, xem xét chi phí có nên coi dự án là được thực hiện tốt không ? 8 Tổ chức giai đoạn: dự án 1 giai đoạn  Dự án chỉ có một giai đoạn  Một tiếp cận dự án một giai đoạn quản lý việc lắp đặt một mạng viễn thông 9 Quan hệ các giai đoạn: kế tiếp  Dự án nhiều giai đoạn: các giai đoạn có quan hệ kế tiếp và quan hệ chồng lấp.  Quan hệ kế tiếp, một giai đoạn bắt đầu khi một giai đoạn trước nó đã hoàn thành. Bản chất từng bước một của cách tiếp cận này làm giảm độ không chắc chắn, nhưng loại bỏ những tuỳ chọn để giảm thời gian.  Ví dụ tiếp cận làm sạch miền chất thải nguy hiểm: ngừng hoạt động, loại bỏ chất thải/làm sạch; tạo cảnh quan mới. 10 Quan hệ giai đoạn: chồng lấp  Dự án gồm các giai đoạn chồng lấp: một giai đoạn bắt đầu trước khi hoàn thành giai đoạn trước nó. Đôi khi được áp dụng với kỹ thuật “ép lịch trình” (sự điều chỉnh nhanh). có thể gia tăng mối rủi ro và có thể dẫn đến kết quả phải làm lại.  Tiếp cận tiềm năng xây dựng một nhà máy mới: Giai đoạn/pha thiết kế; giai đoạn/pha xây dựng 11 Quan hệ giai đoạn: tương tác  chỉ một giai đoạn được lập kế hoạch tại thời điểm đã cho bất kỳ và việc lập kế hoạch cho giai đoạn kế tiếp đang được thực hiện kh ...