Bài giảng Quản trị dự án - Chương 5: Lập kế hoạch dự án

"Bài giảng Quản trị dự án - Chương 5: Lập kế hoạch dự án" cung cấp cho học viên những kiến thức về phạm vi dự án, vấn đề chung về lập kế hoạch dự án, nội dung cơ bản của lập kế hoạch dự án, các công cụ lập kế hoạch, kế hoạch ngân sách dự án,... Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị dự án - Chương 5: Lập kế hoạch dự án QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 5: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 1 QUẢN TRỊ DỰ ÁN NỘI DUNG - PHẠM VI DỰ ÁN - VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN - NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN - CÁC CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH - KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN 2 QUẢN TRỊ DỰ ÁN 5.1. Phạm vi dự án - Khái niệm - Quản trị phạm vi dự án 3 5.1. Phạm vi dự án KHÁI NIỆM • Phạm vi dự án (Project Scope) là một danh sách tất cả những gì mà dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm). Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không dự án sẽ không bao giờ kết thúc. • Các kết quả chuyển giao (Deliverables) là những kết quả của dự án sẽ chuyển giao: như là phần cứng, phần mềm (mua hoặc đặt làm), bảo hành, tài liệu đào tạo và chuyển giao... • Nhóm dự án và những người liên quan đều phải hiểu những sản phẩm nào được tạo ra như là kết quả của dự án và chúng được tạo ra như thế nào. 4 5.1. Phạm vi dự án QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN • Quản lý phạm vi dự án (Project scope management): • Bao gồm các quy trình liên quan đến việc xác định và kiểm soát những gì thuộc hoặc không thuộc dự án. • Nó bảo đảm nhóm dự án và những người liên quan cùng hiểu biết về sản phẩm mà dự án tạo ra và quy trình mà nhóm dự án sẽ sử dụng để tạo ra sản phẩm. • Quy trình quản lý phạm vi dự án: • Thiết lập các tiêu chí cho mục tiêu của dự án • Phát triển kế hoạch quản trị cho dự án • Thiết lập cấu trúc phân tách công việc (Work Breakdown Structure – WBS) • Tạo lập đường cơ sở phạm vi (scope baseline) 5 QUẢN TRỊ DỰ ÁN 5.2. Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án - Khái niệm - Đặc điểm - Ý nghĩa và vai trò 6 5.2. Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án KHÁI NIỆM • Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. • Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định. • Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa. 7 5.2. Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án ĐẶC ĐIỂM • Mục đích chủ yếu của lập kế hoạch là thiết lập một loạt các chỉ dẫn chi tiết để hướng dẫn nhóm dự án một cách chính xác về những gì họ phải làm, khi nào làm, nguồn lực nào cần sử dụng để tạo ra các thành quả của dự án một cách thành công. • Kế hoạch phải chứa đựng các phương pháp bảo đảm tính toàn vẹn (phương tiện kiểm soát). • Lập kế hoạch là một quá trình lặp đi lặp lại để có kế hoạch tốt hơn từ những kế hoạch chưa hoàn chỉnh. 8 5.2. Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án Ý NGHĨA CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH • Là cơ sở quản lý tiến độ dự án; • Là cơ sở để tuyển dụng, bố trí, điều phối nhân lực cho dự án; • Là căn cứ để dự toán ngân sách và kiểm tra tài chính của dự án • Là căn cứ để xác định thời gian, chi phí và các yêu cầu về chất lượng; • Là cơ sở giúp đảm bảo các mục tiêu dự án; • Giúp tránh hoặc giảm nhẹ các bất trắc, rủi ro. 9 5.2. Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án VAI TRÒ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH • Lập kế hoạch nêu lên mục tiêu, cách thức đạt được mục tiêu của dự án • Lập kế hoạch giúp dự án gắn mục tiêu với thời gian cụ thể • Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao -> Chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý. 10 5.3. Nội dung cơ bản của lập kế hoạch dự án • Lập kế hoạch dự án bao gồm 8 bước (Jack và Samuel, 2011): 1. Định nghĩa/xác định dự án 2. Phát triển một chiến lược quản trị rủi ro 3. Xây dựng cấu trúc phân chia công việc 4. Xác định mối quan hệ giữa các công việc 5. Dự toán chi phí 6. Xây dựng tiến độ 7. Phân bổ và điều phối nguồn lực 8. Báo cáo, kết thúc dự án 11 QUẢN TRỊ DỰ ÁN 5.4. CÁC CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH - Cấu trúc phân tách công việc (WBS) - Cấu trúc thứ bậc tổ chức (OBS) - Biểu đồ trách nhiệm (RAM) 12 5.4. Các công cụ lập kế hoạch CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS) • Khái niệm Cấu trúc phân tách công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là một danh sách chi tiết các bước cần để hoàn thành một dự án, là công cụ để phân nhỏ dự án thành các bộ phận. WBS là một trong những công cụ quan trọng nhất trong quản trị dự án (Phillips, Brantley và Phillips, 2012). • WBS cung cấp các thông tin: – Minh họa rõ nét hơn phạm vi dự án – Theo dõi tiến triển dự án – Ước lượng chính xác về thời gian và tiến độ – Xây dựng nhóm dự án 13 5.4. Các công cụ lập kế hoạch Sơ đồ 5.1: WBS dạng sơ đồ (1) Nghiên cứu khách hàng Phân tích đối thủ cạnh tranh Lên ý tưởng và lập kế Đề xuất ý tưởng và phê duyệt hoạch Lập đội ngũ nhân sự dự án ...