Bài giảng Sử dụng thiết bị văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 2 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ

(NB) Tiếp phần 1, Bài giảng Sử dụng thiết bị văn phòng: Phần 2 gồm có 4 bài, cung cấp cho người học những kiến thức như: Sử dụng máy ảnh số và camera; Cài đặt và sử dụng máy Fax; Sử dụng và vận hành máy Photocopy; Lắp đặt và sử dụng máy chiếu. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Sử dụng thiết bị văn phòng (Nghề: Công nghệ thông tin): Phần 2 - CĐ Công nghệ và Nông lâm Nam Bộ Bài 4. CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY FAX Thời gian: 4h (LT:1h; TH: 3h) A. MỤC TIÊU: - Trình bày được chức năng, cấu tạo và nguyên lý hoạt động của các loại máy Fax; - Cài đặt và thay đổi được các chế độ làm việc của máy fax; - Sử dụng thành thạo máy Fax; - Khắc phục được một số sự cố thường gặp; - Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng tạo. B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU. C. NỘI DUNG: 4.1. CHỨC NĂNG. Máy Fax sử dụng kỹ thuật điện tử gửi bản sao (copy) trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện. Máy Fax gồm một modem Máy Scan và máy in. Máy gửi có khả năng rà quét bản gốc, đổi thông tin thành tín hiệu rồi phát qua đường dây điện đến máy nhận ở một nơi khác. Máy nhận sau đó đổi tín hiệu ngược lại và in bản sao lên giấy. Kỹ thuật fax thay thế kỹ thuật liên lạc bằng điện tín. Ngày nay tuy fax dần dần bị email thay thế trong nhiều lĩnh vực truyền thông, fax vẫn còn được sử dụng vì những lợi điểm sau: - Nhiều loại hồ sơ quan trọng không nên dùng email để tránh bị mất hay đánh cắp. - Ở một số quốc gia chữ ký điện tử trên email không được tín nhiệm bằng chữ ký trên giấy fax. Ngoài ra, các hãng công ty lớn dùng fax servers, máy tính phục vụ với khả năng chuyển các loại hồ sơ thành tín hiệu fax gửi đi, nhận fax, chuyển thành email và phát vào máy tính cá nhân của nhân viên, không cần in ra giấy. 4.2. PHÂN LOẠI, CẤU TẠO VÀ NGUYÊN LÝ HOẠT ĐỘNG. 4.2.1. Phân loại. Các loại máy Fax hiện nay được phân biệt với nhau thông qua công nghệ in mà máy fax đó đang áp dụng. Mỗi công nghệ đều có những ưu nhược điểm riêng như sau: 4.2.1.1. Máy fax in nhiệt. 80 Đây là loại máy fax có kết cấu in đơn giản và hoạt động với độ ổn định cao. Máy sử dụng loại giấy in riêng dạng cuộn. khi có tác động cơ học lên giấy - giống như khi ta lấy móng tay vạch lên giấy nó sẽ tạo ra vết in trên đó. Cuộn giấy nhiệt đã được sản xuất theo một tiêu chuẩn thống nhất nên khi ta dùng máy fax của hãng Sharp, Panasonic hay một hãng máy Fax bất kỳ khi hết giấy chỉ cần mua cuộn giấy nhiệt tại các cửa hàng văn phòng phẩm lắp vào là lại dùng tốt. Hình 4.1: Máy Fax in nhiệt. - Ưu điểm : Kết cấu đơn giản,dễ sử dụng, hoạt động tin cậy, giá mua máy thấp - Nhược điểm: Đó là việc lưu trữ các bản Fax . Bản in trên loại giấy này để một thời gian là sẽ mờ dần đi và mất hẳn. muốn lưu giữ lâu các bản in này họ thường phải photo ra giấy hoặc quét lại vào máy tính. Loại máy này sẽ là sự lựa chọn tốt nhất cho những ai không thành thạo về đồ công nghệ và không có nhu cầu thường xuyên phải lưu trữ lại các bản fax . 4.2.1.2. Máy fax in phim. Loại máy fax này sử dụng một cuộn phim in có kết cấu giống như một cuộn giấy than để tạo ra hình ảnh in lên loại giấy A4 thông thường. Bản in có thể lưu trữ được. Ưu điểm : Sử dụng loại giấy thường chung với máy in dễ dùng, sẵn có. Nhược điểm : Chất lượng bản in phụ thuộc vào cuộn phim, với cuộn phim tiêu chuẩn chỉ dùng một thời gian ngắn là hết. Các máy fax khác nhau lại sử dụng các cuộn phim khác nhau nên sẽ là khó khăn cho những người ở những vùng xa trung tâm, sử dụng fax nhiều mà không mua sẵn Film dự trữ. Để tiết kiệm người dùng thường cuộn ngược lại cuộn phim giống như cách cuốn ngược lại cuộn băng catset. 81 Giá của máy fax in phim cao hơn máy in nhiệt một chút. Nhưng xét về mức độ dễ sử dụng và độ ổn định thấy không bằng. 4.2.1.3. Máy fax in phun. Sử dụng đầu in phun mực lên giấy A4 thông thường khi in. - Ưu điểm : Có thể tạo ra bản fax có mầu nếu chúng ta sử dụng hộp mực màu. - Nhược điểm : Khi hộp mực lắp trên máy bị hết, bạn sẽ thấy rất căm ghét loại máy fax này. Bởi vì giá thành cho mỗi hộp mực bé tí đó cũng khá cao ( Khoảng 26$) và rất ít cửa hàng sẵn có mực cho loại máy này. Giá bán của loại máy Fax này cỡ như máy Fax in Film. Nếu ai không ngại sự tốn kém và bất tiện về mực và thích các bản Fax có màu thì nên mua loại này. Điển hình của dòng máy loại này là các máy của Canon . 4.2.1.4. Máy fax in Laser. Sử dụng công nghệ in Laser giống như các máy in thông dụng - Ưu điểm : Chất lượng bản in khi nhận fax tốt nhất. Lượng mực in trong máy nhiều dùng rất lâu mới phải thay mực in. - Nhược điểm : Giá thành hơi cao Điển hình dành cho các dòng máy loại này là các máy Panasonic, Canon..theo ý kiến của tôi thì các bạn nên dùng của hãng Canon hoặc Brother bởi vì hộp mực của nó rất giống mực máy in rất thông dụng và rẻ . 4.2.1.5. Máy in Laser đa năng tất cả trong một. Đó là sự kết hợp của một cái máy Fax, một cái máy in và một cái máy quét ảnh. Rất thích hợp cho các văn phòng cần sự gọn gàng, tập trung một chỗ. - Ưu điểm: Đa năng, Gọn gàng. gía bán của loại máy này cũng chỉ cao hơn một chút so với máy Fax Laser. Có chức năng gửi và nhận Fax từ máy tính rất tiện lợi. - Nhược điểm : Buồn phiền nhất là khi nó hỏng, lúc đó sẽ là sự ra đi của tất cả trong một !!! 4.2.1.6. Sử dụng Fax trên máy vi tính. Rất nhiều người không biết rằng trên các máy tính xách tay đã có sẵn một thiết bị có thể giúp bạn sẵn sàng cho việc gửi, nhận Fax. Đó chính là chiếc Modem 56K tích hợp sẵn trên máy mà ta vẫn hay dùng để kết nối mạng Internet bằng kết nối quay số 82 1269. Các bản Fax khi nhận sẽ lưu trữ trên máy tính. Có thể đọc luôn hoặc in ra nếu thấy cần. - Ưu điểm : Là chiếc máy fax có giá bán thấp nhất (Bằng 0 VNĐ) khi bạn đang có trong tay một chiếc máy tính xách tay và khoảng 40$ cho thiết bị dùng cho máy để bàn. Rất tiện dụng khi cần nhận Fax tại bất cứ chỗ nào có dây điện thoại. - Nhược điểm : Khi gửi văn bản sẵn có trong máy ...