CÁC YẾU TỐ CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Một bản kế hoạch dự án đầy đủ phải tập hợp được tất cả các thông tin từ các tiến trình hoạch định theo một cách trật tự, nhất quán. PM có thể tổ chức các thông tin này theo nhiều cách. Nhiều tổ chức sử dụng các khuôn mẫu chuNn để xây dựng bản kế hoạch này. Mặc dù cách thức trình bày và cấu trúc có thể khác nhau, song các yếu tố cơ bản của một bản kế hoạch dự án thường như sau : Các thông tin quản lý liên quan đến việc tổ chức...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
CÁC YẾU TỐ CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH DỰ ÁN CÁC YẾU TỐ CỦA MỘT BẢN KẾ HOẠCH DỰ ÁN Một bản kế hoạch dự án đầy đủ phải tập hợp được tất cả các thông tin từ các tiến trình hoạch định theo một cách trật tự, nhất quán. PM có thể tổ chức các thông tin này theo nhiều cách. Nhiều tổ chức sử dụng các khuôn mẫu chuNn để xây dựng bản kế hoạch này. Mặc dù cách thức trình bày và cấu trúc có thể khác nhau, song các yếu tố cơ bản của một bản kế hoạch dự án thường như sau : Các thông tin quản lý liên quan đến việc tổ chức và điều chỉnh xem xét lại tài liệu Kết quả của các tiến trình hoạch định Các khuôn mẫu hay các phiếu kiểm tra có thể được sử dụng để quản lý dự án Các tài liệu tham chiếu Phụ lục Không có một tiêu chuNn bắt buộc về trình tự trình bày các phần này, mà có thể thay đổi tùy theo từng tổ chức. N ếu doanh nghiệp có văn phòng quản lý dự án (PMO) thì có thể các kế hoạch dự án sẽ tuân theo khuôn mẫu chuNn. N ếu không có khuôn mẫu chuNn, PM có thể sử dụng các kế hoạch của các dự án trước đó để xây dựng kế hoạch của mình. Tuy nhiên sử dụng khuôn mẫu quen thuộc với nhiều người thì công tác truyền thông bản kế hoạch sẽ dễ dàng hơn. N ếu đã có một khuôn mẫu thì PM cần xem xét dự án của mình có cần phải trình bày tất cả các yếu tố trong khuôn mẫu hay không. a . Quản lý hành chính Một kế hoạch dự án đầy đủ có thể rất dài dòng. Do đó, để dễ dàng sử dụng và đảm bảo rằng dễ theo dõi các cập nhật, một kế hoạch dự án nên có phần quản lý hành chính gồm: Thông tin về tài liệu: Phần này chứa các thông tin liên quan đến việc cập nhật và duy trì tài liệu. Phần này có thể được xem như là lịch sử của tài liệu liệt kê số hiệu và ngày xem xét sửa đổi tài liệu và các thông tin liên lạc để có được bản sao của tài liệu. Mục lục: mô tả cách thức tổ chức thông tin để người đọc có thể truy cập nhanh một phần nào đó. N ếu PM không có một khuôn mẫu kế hoạch nào đó để theo thì có thể xem các ví dụ từ các dự án khác. Do đó rất hữu ích khi tham khảo kế hoạch này để có thể tố chức dữ liệu theo một trật tự. b . Kế hoạch Đây là thành phần chính của bản kế hoạch. Bộ phận này thường bao gồm các thành phần như sau: Tóm tắt: Tóm tắt này nhằm mục đích truyền thông với các nhà quản trị cấp cao, những người chịu trách nhiệm thực thi chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp hoặc các quyết định về cấp ngân quỹ cho dự án, và truyền thông cho các nhà quản lý khác có đội ngũ nhân viên mà dự án tác động đến. Phần tóm tắt này nên chứa những thông tin khái quát và diễn giải bằng các từ ngữ dễ hiểu. Phần tóm tắt thường bắt đầu với một phần mô tả ngắn gọn về dự án trong đó giải thích các vấn đề/cơ hội mà từ đó phát sinh dự án. Phần này cũng mô tả mục đích chung của dự án, giải thích mối liên hệ giữa mục tiêu này với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, đi kèm với thông tin về ngày hoàn thành mục tiêu và ngân quỹ chung. Mục đích của phần tóm tắt này là giúp cho các nhà quản trị cấp cao có được cái nhìn khái quát về dự án sao cho nắm bắt được nhanh chóng những gì đang diễn ra, nhưng không đi vào chi tiết. Các yêu cầu: liệt kê các yêu cầu về mặt chức năng, kỹ thuật, và kinh doanh của dự án như đã xác định trong phần khởi sự dự án. 1 Phạm vi của dự án: xác định các ranh giới của dự án trên cơ sở các kết quả (sản phNm) đã được khách hàng chấp thuận. Các nhóm hữu quan: phần này xác định rõ các cá nhân hay nhóm chịu trách nhiệm về sự thành công của dự án bao gồm có người bảo trợ, các nhà quản trị chức năng, khách hàng, người sử dụng cuối cùng. Ví dụ: Dự án Chaptal Wineries—BẢN KẾ HOẠCH DỰ ÁN HOÀN CHỈNH Mục lục 1. Tóm tắt 2. Các yêu cầu 3. Phạm vi 4. Các nhóm hữu quan 5. Các nguồn lực cần thiết 6. Các giả định và ràng buộc 7. Các kết quả chính 8. N gân sách 9. Rủi ro 10. Các vấn đề 11. Truyền thông 12. Kế hoạch triển khai 13. Kế hoạch hỗ trợ 14. Kế hoạch đào tạo 1. Tóm tắt: Công ty Chaptal vừa mua một số nhà máy sản xuất rượu ở Pháp, Úc và Chilê. Do đó cần phải kết nối các nhà máy này với nhau để cho nhân viên ở từng địa điểm có thể gửi và nhận thư điện tử cũng như tham khảo lịch làm việc nội bộ. N goài ra, cũng cần phải thiết lập hệ thống mạng nội bộ riêng của Chaptal để thông báo các thông tin quan trọng cho việc kinh doanh chung của toàn bộ hệ thống như số lượng thùng rượu sản xuất, tuổi rượụ, các lưu ý của nhà sản xuất và những thông tin khác. Giám đốc IT của công ty, có trụ sở California, sẽ chịu trách nhiệm triển khai hệ thống (gồm mua sắm các thiết bị, phần mềm, kết nối viễn thông và lắp đặt). 2. Các yêu cầu: A. Lắp đặt các mạng viễn thông T1 hoặc E1 tại các nhà máy mới, để từ đó chuNn bị địa điểm cho các truyền thông mạng WAN . Các công ty viễn thông và các đại diện của họ sẽ thực hiện phần việc này. B. Thiết lập hệ thống thư điện tử nối liền 4 vị trí, điều này cho phép tất cả các nơi đều có thể gửi mail cho mhau qua hệ thống thư nội bộ, do đó tránh rủi ro đối tượng bên ngoài hệ thống có thể thâm nhập và lấy thông tin kinh doanh của công ty qua email. Tại mỗi địa điểm đều sẽ có một máy chủ thư điện tử. Giám đốc IT của Chaptal sẽ chịu trách nhiệm mua sắm, lắp đặt và chỉ định cấu hình các thiết bị này. C. Thiết lập một mạng nội bộ (intranet). Máy chủ của mạng này sẽ đặt tại Sonoma, California. Máy này sẽ host các trang web thực hiện các chức năng kinh doanh quan trọng như theo dõi thời 2 gian, các lưu ý của nhà sản xuất rượu, các lưu ý khi nếm thử các thùng rượu, các thời kỳ hái nho, các vấn đề dịch bệnh, các lưu ý khi lưu trữ rượu v.v. Giám đốc IT của Chaptal sẽ mua sắm máy chủ và lắp đặt nó. Một nhà thầu phụ sẽ chịu trách nhiệm về phần mềm. D. Kiểm tra (Test ) các kết nối và hướng dẫn người sử dụng. 3. Phạm vi: Dự án nà ...