Cách sắp xếp đánh số heading trong Word

Đánh số thứ tự heading trong Word cho phép bạn tự động đánh số những phần khác nhau của văn bản rồi đánh số những phần này khi bạn thêm, xóa hay di dời chúng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Cách sắp xếp đánh số heading trong Word Cách sắp xếp đánh số heading trong WordĐánh số thứ tự Heading trong Microsoft Word for Windows (ch ọnFormat/Heading/Numbering) cho phép bạn tự đ ộng đánh s ố nh ững ph ầnkhác nhau của văn bản rồi đánh số những phần này khi bạn thêm, xóa haydời chúng đi. Tuy nhiên bạn không thể thay đổi cách đánh s ố ở gi ữa vănbản. Chẳng hạn bạn không thể có một cách sắp xếp cho các chương(1,2,3....) và lại một cách sắp xếp cho phụ lục (A, B, C....).Nếu bạn thay đổi cách đánh số một nơi nào đó trong văn b ản, nh ữngheading sẽ bị thay đổi cho toàn văn bản, ngay cả khi bạn đánh d ấu vùngvăn bản bạn muốn thay đổi. Các bạn tôi khuyên rằng giải pháp duy nhất làđể các chương và phụ lục trên hai tập tin khác nhau. Có cách nào đ ểchúng trong một tập tin mà vẫn có hai cách đánh số tự đ ộng nh ư đã nêukhông? Không may, các bạn của bạn nói đúng. Bạn không thể thay đ ổi cáchđánh số ở giữa tài liệu ngay cả với Windows 95 và Word 7.0. Cách đánh s ốHeading chỉ áp dụng được trong và chỉ trong tập tin có đ ặt ch ức năng đómà thôi. Nếu bạn thêm một cách đánh số vào một tập tin và chèn tập tin dóvào một tập tin khác (dùng Insert/File hay trường Include Text), cách đánhsố này sẽ không được thể hiện trong tập tin thứ hai. Vì vậy bạn không th ểtạo cách đánh số khác nhau trên hai tập tin riêng bi ệt r ồi dán chúng l ại v ớinhau được. Bạn cũng không thể áp dụng cách ấy trên nh ững văn b ản controng một văn bản chủ. Tuy nhiên, có một cách làm ngược lại cho phép bạn viết văn b ản lên m ộttập tin rồi tự động phân bố tập tin ấy vào trong những t ập tin có cách đánhsố khác nhau. Trước khi bạn bắt đầu viết, tạo một tập tin trống cho nh ữngchương có đánh số và một tập tin trống cho phần mục lục. Bạn phải chắcchắn rằng tập tin chương kết thúc bằng dấu ngắt trang (Ctrl-Enter) và đặtcách đánh số thích hợp cho cả hai tập tin. Tiếp theo, t ạo t ập tin thứ ba g ồmchỉ hai trường Include Text và dấu kết thúc tập tin. M ột tr ường liên k ết v ớitập tin chương, còn trường kia liên kết với tập tin phụ lục: INCLUDEdrive: \\ path \\filename \*MERGEFORMAT. Cách tốt nhất để chèn từng trường này là nhấn Ctrl-F9, lúc đó c ập dấungoặc (braces) sẽ hiện ra (Word xem dấu ngoặc này như là nh ững ký t ựtrường). Hãy gõ vào đoạn chữ ở trên vào giữa hai dấu ngoặc. Chú ý rằngnhững dấu ngoặc này không phải là những dấu ngoặc bạn có thể gõ trựctiếp từ bàn phím. Một khi bạn thêm dấu kết thúc t ập tin vào m ột t ập tin, hãychuyển sang trang View dưới Tools Options và xóa dấu x trong h ộp FieldCodes. Kế tiếp, chọn cả hai trường và gõ F9 để cập nhật. Nhờ hộp Field Codekhông đánh dấu x, Word hiểu nó phải thay đoạn mã tr ường (field code)bằng kết quả trường (field result). Trong trường hợp này, đó chính là haitập tai kia của bạn. Giờ thì bạn có thể sửa đổi cả hai kết quả trường nhưthể đang làm việc với tập tin ban đầu. Khi bạn hoàn t ất việc viết chương vàphụ lục vào những trường tương ứng, hãy chọn toàn bộ t ập tin b ằng phímCtrl-F5 rồi dùng Ctrl-Shift-F7 để xuất các trường vào t ập tin nguyên th ủy.Bạn có thể in từng tập tin riêng lẻ để có được những cách đánh số khácnhau. (Đừng quên cài đặt số thứ tự của trang bắt đầu trong các t ập tin ph ụlục nếu bạn muốn các trang có số liên tục). Nếu bạn dùng cách này đừng đánh bất cứ cái gì bên ngoài các tr ườngInclude Text. Chỉ có phần văn bản bên trong hai trường này s ẽ đ ược in ra.Bạn có thể kiểm tra những đoạn text nằm sai vị trí bằng cách ch ọnTools/Options rồi View. Hộp thoại xuất hiện đưa ra ba tùy chọn FieldShading, ra lệnh cho hệ thống khi nào thì tô xám đoạn văn bản trongtrường: Always, Never, When Selected (luôn luôn, không bao gi ờ, khi đ ượcchọn). Khi chọn Always hay When Selected, bạn sẽ dễ dàng phát hi ện ranhững text không nằm trong trường. Khi chọn Never bạn có th ể dùng Atl-F9 để xem mã trường (gõ Alt-F9 một lần nữa để trở lại kết quả trường). Bấtkỳ đoạn văn bản nào còn hiện ra sẽ không phải là một phần của tr ường. Nếu bạn gặp phải văn bản nằm ngoài trường, chỉ cần đánh dấu cả khốirồi trở lại kết quả trường (nếu bạn đang xem mã trường). Sử dụng nh ữngcông cụ soạn thảo thông thường của Word để chuyển văn bản vào trongkết quả trường đúng. Cuối cùng nhấn Ctrl-Shift-F7 một lần n ữa đ ể cậpnhật các tập tin nguyên thủy.