Cách viết memo bằng Tiếng Anh?

Memo (hay còn gọi là lời nhắn) và thư là hai hình thức liên lạc phổ biến nhất trong kinh doanh hiện nay. Về một khía cạnh nào đó thì memo cũng giống như thư vì nó cũng dùng để trao đổi thông tin trong kinh doanh. Bài viết đưa ra một số lưu ý và tiêu chuẩn khi viết memo. Nếu bạn viết memo (lời nhắn) cho người bạn thân thì bạn có thể viết thế nào tùy thích miễn sao người đọc hiểu đúng ý của bạn. Tuy nhiên, khi viết memo trong kinh doanh thì bạn cần...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Cách viết memo bằng Tiếng Anh? Cách viết memo bằng Tiếng Anh?Memo (hay còn gọi là lời nhắn) và thư là hai hình thức liên lạc phổ biến nhấttrong kinh doanh hiện nay. Về một khía cạnh nào đó thì memo cũng giốngnhư thư vì nó cũng dùng để trao đổi thông tin trong kinh doanh. Bài viết đưara một số lưu ý và tiêu chuẩn khi viết memo. Nếu bạn viết memo (lời nhắn)cho người bạn thân thì bạn có thể viết thế nào tùy thích miễn sao người đọchiểu đúng ý của bạn. Tuy nhiên, khi viết memo trong kinh doanh thì bạn cầnphải tuân thủ một số quy tắc. Memo có một vài đặc điểm quan trọng khác:1. Memo chỉ được sử dụng trong nội bộ công ty, hoặc tổ chức.2. Memo thường không được sử dụng kiểu cách như thư mà nó suồng sãhơn.3. Memo thường ngắn và đi vào trọng tâm của vấn đề.4. Memo thường sử dụng cách nói thẳng, trực tiếp.5. Memo không có lời chào mở đầu cũng như không có câu chào khi kếtthúc.6. Memo có format định dạng khá chuẩn và định dạng này khác định dạngcủa thư tín trong thương mại.Dưới đây là format của một memo thường gặp:Ở đầu mỗi memo thường là biểu tượng và tên của công ty. Có haidạng memo, một dạng truyền thống và một dạng hiện đại. 1. Dạng truyền thống thì không viết lùi vào ở dòng đầu mỗi đoạn văn và ở giữa mỗi đoạn văn phải cách ra một dòng. 2. Dạng hiện đại thì phải lùi vào một khoảng ở dòng đầu mỗi đoạn văn và ở giữa các đoạn văn thì không cần có khoảng cách.Trong trường hợp nội dung bản memo quá dài và phải kéo dài đến trang thứhai thì bạn có thể viết lại ngày, tháng, người nhận, người gửi, chủ đề và nộidung giống như trang thứ nhất. Còn nếu bạn không muốn mất thời gian ghilại những thông tin kia thì bạn có thể viết trong dòng đầu tiên của trang thứhai tên người nhận ở góc bên trái, ở giữa là số trang và ở góc bên phải làngày tháng.Thường thì memo để lề là 1 inch (tương đương với 1.45 cm) ở cả bốn phíavà bạn phải luôn nhớ rằng lề luôn phải để ở dạng canh trái (Align left) vàkhông bao giờ được để ở dạng canh đều hai bên (Justify) vì nếu để canh đềuhai bên thì phần mềm Word sẽ tự động cho thêm những khoảng trống vàogiữa câu để cho lề hai bên được thẳng hàng.Nội dung của memo phải ngắn gọn và súc tích, câu trong phần nội dungthường là những câu ngắn và không chứa đựng cảm xúc. Cách tổ chức ýtrong memo cũng rất quan trọng vì memo càng súc tích càng tốt nên bạnphải tổ chức ý làm sao cho người nhận cảm thấy dễ hiểu nhất. Vì vậy nênnếu bạn có nhiều ý cần truyền tải trong một memo thì bạn có thể sử dụngcác chữ số La Mã, các con số, chữ cái, các biểu tượng… để phân biệt các ývới nhau và làm cho người đọc tiếp nhận thông tin một cách nhanh nhất.Tuyệt đối tránh viết thêm các thông tin không cần thiết như have fun(chúc vui vẻ) hoặc have a nice day (chúc một ngày tốt lành).Nếu bạn có tài liệu đính kèm thì nên đính kèm nó ở phía cuối trang memo vềphía góc trái.Bạn nên chú ý đến ngôn ngữ được sử dụng trong memo vì nó là ngôn ngữtrong kinh doanh nên tốt nhất là nên sử dụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất(I hoặc we).Các từ ngữ sử dụng nên ngắn gọn, súc tích, cụ thể và rõ ràng, tránh việc sửdụng từ ngữ bóng bẩy, ẩn dụ và những từ có thể khiến người khác hiểunhầm.Và điều đặc biệt chú ý là bạn nên xác định chắc chắn về đối tượngnhận memo. Bạn phải biết họ là ai, trình độ hiểu biết của họ đến đâu, họmuốn nghe và thấy những gì, vị trí của họ ở đâu trong công ty. Không baogiờ được phép đặt bút viết memo mà không rõ mình đang viết cho ai.