Chương 1 -Tổng quan về dự án và quản trị dự án

Ngày nay, khi sức ép thay đổi công nghệ ngày càng lớn và cạnh tranh khốc liệt buộc cho các doanh nghiệp phải phản ứng kịp thời với những thay đổi của môi trường, hoạt động theo hình thức các dự án trở thành một phương thức vận hành hữu hiệu đối với các tổ chức.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương 1 -Tổng quan về dự án và quản trị dự án Chương 1 - Tổng quan về dự án và quản trị dự án -1- CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRN DỰ ÁN Ngày nay, khi sức ép thay đổi công nghệ ngày càng lớn và cạnh tranh khốc liệt buộc cho các doanh nghiệp phải phản ứng kịp thời với những thay đổi của môi trường, hoạt động theo hình thức các dự án trở thành một phương thức vận hành hữu hiệu đối với các tổ chức. Tổ chức theo hình thức dự án cung cấp các công cụ hữu hiệu nhằm tăng cường khả năng hoạch định, thực thi và kiểm soát các hoạt động, nhân lực và nguồn lực của tổ chức. Quản trị dự án trở nên cần thiết bởi xã hội hiện đại đòi hỏi những phương pháp quản trị mới trong đó sử dụng nhóm thay vì cá nhân để giải quyết vấn đề. Ngoài ra, khi mức độ phức tạp của các dịch vụ và sản phNm và cũng như các quy trình để sản xuất ra chúng ngày càng gia tăng, dự án chính là một công cụ hiệu quả để kiểm tra cả sản phNm cũng như quy trình sản xuất. Trong chương này, chúng ta sẽ tìm hiểu những khái niệm cơ bản về dự án, quản trị dự án cũng như vai trò của nhà quản trị dự án và những phNm chất mà họ cần có để có thể đảm đương nhiệm vụ khó khăn này. I. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1. Dự án là gì: Theo PMI (1996): Dự án là một nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra sản phNm hay dịch vụ mang tính duy nhất Theo Archibald: Dự án là những công việc có định hướng nhằm tạo ra những kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định Theo Meredith &Mantel (2000) thì dự án thường là những hoạt động mang tính duy nhất nhằm đạt được một số kết quả đã xác định trước. N hư vậy, thuật ngữ dự án không chỉ gắn với những chương trình lớn, phức tạp, có tầm quan trọng như chúng ta thường nghĩ. Cả ba định nghĩa nêu trên đều cho chúng ta thấy rằng dự án là bất cứ các nỗ lực mang tính duy nhất, nhằm thực hiện một mục tiêu, có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc xác định. Dự án có thể là những chương trình mang tầm cỡ quốc gia như Thủy Điện Yaly, Thủy Điện Sơn La, song cũng có thể chỉ là những sự kiện gắn liền với đời sống hằng ngày như tổ chức lễ cưới, sinh nhật, hội nghị. N hư vậy, đặc điểm đầu tiên của dự án là một hoạt động có thời hạn với kết quả được xác định. Dự án có thể được chia thành các nhiệm vụ nhỏ cần phải hoàn thành. Dự án phức tạp thì các nhiệm vụ phải có sự phối hợp chặt chẽ và có kiểm soát các phương diện thời gian, thứ tự ưu tiên, chi phí và kết quả, đồng thời cũng phải phối hợp với các dự án khác trong tổ chức. N goài ra, mỗi dự án dù quy mô lớn hay nhỏ đều chứa đựng một số yếu tố duy nhất. Không có 2 dự án xây dựng hoặc dự án R & D nào là hoàn toàn giống nhau do chúng đều mang tính chuyên biệt hóa. N goài yếu tố rủi ro, đặc điểm này hàm ý rằng, các dự án về bản chất không thể nào hoàn toàn trở thành công việc thường xuyên. Chính vì tính chuyên biệt hóa và tính duy nhất này mà quản trị dự án có vai trò đặc biệt quan trọng, giúp tổ chức có thể thích ứng được nhanh chóng với các thay đổi của môi trường. Các hoạt động quản trị dự án chuyên nghiệp ban đầu chủ yếu được sử dụng cho các dự án nghiên cứu phát triển lớn phức tạp cho quân đội Hoa Kỳ. Dần dần khi các kỹ thuật quản lý dự án được phát triển, ứng dụng cách tổ chức theo dự án bắt đầu lan rộng trong nhiều ngành nghề lĩnh vực. Từ những hoạt động đơn giản như tổ chức sinh nhật, hội hè cho đến các chương trìnhlớn như chiến dịch quảng cáo, các cuộc sát nhập lớn ở quy mô toàn cầu đều luôn được xem như là các dự án. N gành công nghiệp phần mềm được coi là có ứng dụng thành công nhất các kỹ thuật quản lý dự án. -2- Quản trị dự án Có một số thuật ngữ trong quản trị dự án cần được phân biệt: dự án, chương trình, nhiệm vụ và gói công việc. Chương trình (program) thường được dùng để chỉ một mục tiêu rộng lớn, dài hạn, xác định có thể đạt được từng phần bởi những dự án. N hững dự án này được chia nhỏ ra thành các công việc (task), rồi đến gói công việc (work package) và đơn vị công việc (work unit). N hư vậy đơn vị công việc sẽ là cấp công việc nhỏ nhất của dự án. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng sự phân biệt này cũng chỉ mang tính quy ước 2. Các yếu tố thúc đẩy hình thành quản trị dự án: Sự ứng dụng rộng rãi của quản trị dự án trong thực tiễn kinh doanh xuất phát từ 3 nguyên nhân chủ yếu. Thứ nhất, kiến thức con người mở rộng đã làm gia tăng số lượng các chuyên ngành nhằm giải quyết các vấn đề gắn với phát triển, sản xuất và phân phối các sản phNm và dịch vụ. Thứ hai, để đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu gia tăng không ngừng về các sản phNm và dịch vụ phức hợp và được chuyên biệt hóa, thiết kế sản phNm phải trở thành một bộ phận tích hợp, không thể tách rời của hệ thống sản xuất và phân phối. Thứ ba, các thị trường toàn cầu đòi hỏi chúng ta phải tính đến các khác biệt về văn hóa và môi trường trong các quyết định quản trị về cái gì, ở đâu, khi nào, và làm thế nào để sản xuất và phân phối sản phNm. Trong bối cảnh đó, một cá nhân không thể nắm hết được các kiến thức cần thiết cho dù tài giỏi đến đâu. Do vậy, ra quyết định và thực hiện quyết định giờ đây phải được tiến hành bởi một nhóm. Trong những tình huống đòi hỏi sự hợp tác cao độ giữa những cá nhân như vậy, các cấu trúc tổ chức và các hệ thống quản lý truyền thống vốn được định hướng vào sản xuất hàng loạt các sản phNm đơn giản không thể đáp ứng được yêu cầu này trong khi quản trị dự án lại hoàn toàn phù hợp. Thứ tư, sự cạnh tranh gay gắt giữa các tổ chức, cả lợi nhuận và phi lợi nhuận đã tạo ra những áp lực nặng nề đối với các tổ chức buộc họ phải đưa ra sản phNm càng nhanh càng tốt. Phản ứng cần phải kịp thời hơn, quyết định cần phải sớm hơn và cần đạt được kết quả nhanh hơn nữa. Mặc khác, khi thông tin và kiến thức bùng nổ, thời gian cho phép để lựa chọn và sử dụng kiến thức thì lại giảm đi do đó quản trị dự án là phương thức phù hợp hơn cả để đối ...