Chương IV: THU THẬP THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN

Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết côngviệc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý.Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác,khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệchlàm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiếndiện, không đáp ứng được nhu cầu công tác....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương IV: THU THẬP THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CƠ QUANChương IVTHU THẬP THÔNG TIN VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA CƠQUAN.I. Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo.1. Vị trí tác dụng của công tác thông tin. Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết côngviệc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý.Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác,khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệchlàm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiếndiện, không đáp ứng được nhu cầu công tác.2. Mục đích và yêu cầu thông tin cho lãnh đạo. Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác. Đây là loại thông tin có ý nghĩa chiến lược. Muốn có những thông tin này, Văn phòngphải căn cứ vào chức năng của cơ quan. Những nhiệm vụ thường xuyên mà cơ quan phảilàm. Phạm vi hoạt động của cơ quan. Trên cơ sở đó, công tác thông tin phải có định hướng vàphải tích luỹ dần. Những thông tin thuộc loại này thường có nguồn gốc từ các văn kiện củaĐảng, các nghị quyết, chủ trương công tác của cấp trên. Từ tình hình kinh tế - xã hội của đấtnước ở thời điểm đề ra chủ trương. Cũng có khi phải xuất phát từ tình hình quốc tế có liênquan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Thông tin phục vụ sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. Đây là loại thông tin có ý nghĩa điều hành. Sau khi đề ra chủ trương, ban hành cácquyết định, Văn phòng cần theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Trong quá trình đó cần nắmđược sự nhận thúc, dư luận, phản ứng của xã hội, các đối tượng liên quan, công dân và cánbộ công nhân viên chức. Thấy được những khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện. Pháthiện những điểm tồn tại và hạn chế. hoặc những điển hình làm tốt. Loại thông tin nàythường phải đi cơ sở, thông qua kiểm tra mới có thể thu thập được nhanh và chính xác. Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnhđạo cơ quan. Đây là loại thông tin cơ sở, thông tin ban đầu. Theo chương trình công tác và lịch côngtác tuần, cán bộ công nhân viên và các đơn vị của cơ quan triển khai thực hiện nhiệm vụđược giao. Quá trình này sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề. Trong khi theo dõi, đôn đốc các đơn vịthực hiện chương trình công tác, Văn phòng cần nhạy bén, nắm bắt tình hình, chọn lọc tổnghợp thông tin và phản ánh để thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, uốn nắn giải quyết kịp thời.3. Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo. Thông tin phải được xử lý sơ bộ. Hàng ngày, hàng tuần, cơ quan có khối lượng thông tin lớn. Những thông tin đó là cầncó. Song không phải bất cứ thông tin nào cũng chuyển cả cho lãnh đạo. Trước khi chuyển tin,nhà quản trị Văn phòng phải tổ chức việc xử lý thông tin. Việc xử lý thông tin nhằm nâng caochất lượng tin. Tránh quá tải, nhiễu tin. Giảm thời gian chọn lọc tin cho lãnh đạo. Nội dungcơ bản của việc xử lý sơ bộ thông tin là khi thu nhận được tin, Văn phòng nghiên cứu, thẩmđịnh, trích sao, tóm tắt, tổng hợüp tin. Sau đó báo cáo để thủ trưởng cơ quan phân phối tin.Trong thực tếï, cũng có những thông tin được chuyển toàn văn cho thủ trưởng. Song nhữngtrường hợp ấy, thông tin đã được Văn phòng xem xét chọn lọc. Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng. Chuyển tin đúng đối tượng có nghĩa là tin được chuyển đến đúng người có tráchnhiệm giải quyết công việc mà thông tin đó nói tới. Thông tin được chuyển đến đúng đốitượng vì: Trong cơ quan, theo chế độ, lề lối làm việc, bao giờì cũng có sự phân công, phâncấp trách nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo. Chuyển thông tin đến đúng đối tượng sẽ tạothuận lợi cho lãnh đạo giải quyết công việc và phát huy được tác dụng của tin. Mặt khác đảmbảo được tính cơ mật trong công tác. Vì vậy thông tin đúng đối tượng được xem là nguyêntắc. Phải đảm bảo chất lượng thông tin. Một thông tin được coi là đảm bảo chất lượng là thông tin có nội dung trung thực,chính xác, kịp thời, đầy đủ. Những thông tin như vậy mới thực sự là căn cứ để lãnh đạo cơquan nghiên cứu, làm căn cứ giải quyết công việc. Khi cung cấp tin phải chỉ rõ nguồn tin,nắm vững bản chất sự việc, hiện tượng. Nội dung thông tin phải phản ánh đúng đắn, kháchquan. Thông tin không đầy đủ sẽ làm cho người lãnh đạo thiếu căn cứ ra quyết định. Tạo racách nhìn nhận phiến diện. Trong thực tiễn có nhiều cuộc họp, do thiếu thông tin nên phảidừng lại nửa chừng, không kết luận được. Thông tin kịp thời là thông tin đến trước khi lãnhđạo ra quyết định. Nếu thông tin đến không kịp thời sẽ làm lỡ việc. Khi sự việc đã được kếtluận, thông tin mới được chuyển đến, như vậy thông tin sẽ không phát huy được tác dụng.4. Thu nhận và xử lý tin.4.1.Thu nhận tin. Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽ dẫn đếnloạn tin. Căn c ...