Chuyển form dữ liệu từ Word sang Excel

Microsoft Excel là một ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu trên bảng tính rất mạnh mẽ. Nếu đang sử dụng ứng dụng Word để thu thập dữ liệu người dùng thì việc chuyển toàn bộ dữ liệu này sang bảng tính Excel để quản lý là rất cần thiết. Bên cạnh đó, chuyển đổi dữ liệu là một công việc với nhiều bản ghi (Record) và trường (Field) dữ liệu. Nhưng đôi khi, bạn chỉ cần chuyển một bản ghi tại một thời điểm nào đó. Ví dụ, bạn cần chuyển một form dữ liệu đơn hàng vào...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chuyển form dữ liệu từ Word sang Excel Chuyển form dữ liệu từ Word sang ExcelMicrosoft Excel là một ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu trên bảng tính rấtmạnh mẽ. Nếu đang sử dụng ứng dụng Word để thu thập dữ liệu người dùngthì việc chuyển toàn bộ dữ liệu này sang bảng tính Excel để quản lý là rất cầnthiết. Bên cạnh đó, chuyển đổi dữ liệu là một công việc với nhiều bản ghi(Record) và trường (Field) dữ liệu.Nhưng đôi khi, bạn chỉ cần chuyển một bản ghi tại một thời điểm nào đó. Ví dụ,bạn cần chuyển một form dữ liệu đơn hàng vào một cơ sở dữ liệu mua hàng lớnhơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách chuyển dữ liệu từ Word sang Excel.Bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi là phải xác định bốn thành phần: các dữliệu cần chuyển, tập tin nguồn chứa dữ liệu, tập tin đích mà bạn muốn chuyển giaodữ liệu, công cụ thực hiện chuyển đổi (mã VBA). Đối với dữ liệu, bạn có thể sửdụng một form dạng Word để thu thập dữ liệu (dữ liệu đầu vào) hoặc có thể làform dạng Web, một số định dạng khác.Khi công việc chuẩn bị hoàn tất, bạn xác định các yếu tố động trong định dạngđích. Trong bài viết này sử dụng hai yếu tố, tên và số điện thoại của một công ty,hồ sơ được ghi vào bảng ghi, bạn có thể xem một ví dụ đơn giản trong hình sau:Khi đã xác định định dạng dữ liệu đích đến thì bạn cần loại dữ liệu của tập tinnguồn, có thể đổi kiểu dữ liệu trước khi chuyển giao dữ liệu. Cả hai trường trongsheet dữ liệu này đều là text sử dụng định dạng General. Tiếp theo, bạn cần lưu ývề đường dẫn đến tập tin đích. Trong ví dụ này, cả hai tập tin được lưu trên một ổđĩa nhưng trong hai thư mục khác nhau.Kế đến, bạn cần tạo ra form nguồn để thu thập dữ liệu. Form Word là một tài liệuchứa các ô trống được gọi là trường để bạn có thể nhập dữ liệu. Trường là một ôđược xác định trước có chức năng lưu trữ và chấp nhận dữ liệu nhập vào. Ví dụnày sử dụng biểu mẫu đơn giản gồm có hai trường Shipping Company và Phone.Để tạo ra form trong Word, bạn chèn hai trường văn bản vào trong tài liệu Wordnhư sau: bấm vào thẻ Developer rồi chọn trường ab trong menu Legacy Forms xổxuống (trong nhóm Controls). Trong Word 2003, bạn chọn Toolbar từ menuView và chọn Forms, xuất hiện thanh công cụ chứa công cụ Text Form Field.Sau đó, bạn bấm vào Properties trong nhóm Controls hoặc bấm đôi chuột vàotrường đang hiển thị để mở thuộc tính của nó. Trong hộp thoại Text Form FieldOptions, bạn nhập txtCompanyName vào ô thuộc tính Bookmark, bấm OK.Bạn thực hiện tương tự đối với txtPhone, rồi lưu biểu mẫu.Để thêm vào mã chuyển đổi một bản ghi từ các trường vào bảng tính, bạn mở biểumẫu Word rồi bấm tổ hợp phím Alt + F11 để khởi động Visual Basic Editor(VBE). Từ menu Insert, bạn chọn Module rồi nhập vào đoạn mã sau, rồi lưu lạivà trở về biểu mẫu Word.- Sub TransferToExcel()- Transfer a single record from the form fields to an Excel workbook.- Dim doc As Document- Dim strCompanyName As String- Dim strPhone As String- Dim strSQL As String- Dim cnn As ADODB.Connection- Get data.- Set doc = ThisDocument- On Error GoTo ErrHandler- strCompanyName = Chr(39) & doc.FormFields(txtCompanyName).Result &Chr(39)- strPhone = Chr(39) & doc.FormFields(txtPhone).Result & Chr(39)- Define sql string used to insert each record in the destination workbook.- Dont omit the $ in the sheet identifier.- strSQL = INSERT INTO [PhoneList$] _- & (CompanyName, Phone) _- & VALUES ( _- & strCompanyName & , _- & strPhone _- & )- Debug.Print strSQL- Define connection string and open connection to destination workbook file.- Set cnn = New ADODB.Connection- With cnn- .Provider = Microsoft.ACE.OLEDB.12.0- .ConnectionString = Data Source=E:ExamplesSales.xlsx; & _- Extended Properties=Excel 8.0;- .Open- Transfer data.- Execute strSQL- End With- Set doc = Nothing- Set cnn = Nothing- Exit Sub- ErrHandler:- MsgBox Err.Number & : & Err.Description, _- vbOKOnly, Error- On Error GoTo 0- On Error Resume Next- cnn.Close- Set doc = Nothing- Set cnn = Nothing- End SubBạn có thể thêm một nút macro vào thanh Ribbon hoặc một nút lệnh nào đó vàotài liệu. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng trường trong biểu mẫu, bạn có thể bỏ quacác công cụ trên giao diện và thực thi các trường trong macro như sau: bấm đôichuột vào trường Phone (txtPhone) để mở trang thuộc tính của sheet. Từ danhsách xổ xuống của mục Exit, bạn chọn macro chuyển đổi từ đoạn mã trên(TransferToExcel), bấm OK. Bạn bấm phím Tab thì trường Phone sẽ được thựcthi, nó sẽ sao chép văn bản từ trường Company name và Phone đến tập tinSales.xlsx. Lưu ý, khi áp dụng đoạn mã trên vào công việc thực tế của bạn thì bạnhãy cập nhật đường dẫn một cách thích hợp.Trước khi sử dụng biểu mẫu Word, bạn nên hạn chế việc thay đổi các trường trongbiểu mẫu, bằng cách vào thẻ Developer rồi bấm vào Restrict Editing trong nhómProtect. Trong Word 2003, bạn bấm vào Protect trên thanh công cụ Form. Ởbảng tác vụ hiện ra, bạn đánh dấ ...