Đồng bộ tài liệu MS Office với Google Docs

Google Cloud Connect sẽ giúp bạn biến Google Docs thành nơi lưu trữ, sao lưu tài liệu lại vừa là một phương tiện giúp bạn chia sẻ tài liệu, nhận các phản hồi từ bạn bè và có thể cùng cộng tác trên tài liệu đó. Trong một vài năm lại đây việc hợp tác trên một tài liệu đã trở nên phổ biến và dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn có thể làm việc cùng đồng nghiệp trên một tài liệu bằng cách sử dụng các dịch vụ như EtherPad, hay có thể lưu trữ tài liệu trên “mây”...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Đồng bộ tài liệu MS Office với Google Docs Đồng bộ tài liệu MS Office với Google DocsGoogle Cloud Connect sẽ giúp bạn biến Google Docs thành nơi lưu trữ, saolưu tài liệu lại vừa là một phương tiện giúp bạn chia sẻ tài liệu, nhận cácphản hồi từ bạn bè và có thể cùng cộng tác trên tài liệu đó.Trong một vài năm lại đây việc hợp tác trên một tài liệu đã trở nên phổ biếnvà dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn có thể làm việc cùng đồng nghiệp trên một tàiliệu bằng cách sử dụng các dịch vụ như EtherPad, hay có thể lưu trữ tài liệutrên “mây” thông qua các dịch vụ như Google Docs, hoặc có thể đồng bộ tàiliệu (giữa máy tính và lưu trữ online) theo thời gian thực với dịch vụDropbox.Google Cloud Connect là một plugin cho MS Office giúp kết nối tài liệuOffice với tài khoản Google Docs.Bắt đầu cài đặt Cloud ConnectĐể sử dụng tiện ích này trước tiên bạn cần tải về và cài đặt Google CloudConnect. Ngay sau khi cài đặt xong bạn sẽ thấy một thanh công cụ mới xuấthiện trong các ứng dụng của bộ Office. Bạn cần phải đăng nhập vào tàikhoản Google và cho phép plugin này truy cập đến tài khoản Google Docstrước khi có thể thực hiện các thao tác với tiện ích này.Về cấu hình, Google Cloud Connect cho phép bạn lựa chọn cách thức đồngbộ: tự động hay bằng tay và nơi lưu trữ các file khi bạn mở từ Google Docs.Thanh công cụ của tiện ích này có thể gây đôi chút khó chịu cho bạn. Muốnẩn nó bạn nhấn vào biểu tượng hình tam giác nhỏ ở phía dưới giữa thanhcông cụ. Và nhấn vào nó một lần nữa nếu bạn muốn hiển thị ra lại.Đồng bộ và chia sẻSử dụng tiện ích Cloud Connect bạn có thể tạo mới tài liệu Word, Excel,PowerPoint, đồng bộ chúng lên Google Docs và chia sẻ chúng ngay trêngiao diện soạn thảo. Để đồng bộ tài liệu lên Google Docs bạn chỉ cần nhấnvào nút “Sync” trên thanh công cụ. Ngay sau khi đồng bộ xong bạn sẽ thấyđường dẫn để truy cập vào tài liệu xuất hiện. Muốn chia sẻ tài liệu này vớingười khác bạn nhấn vào nút “Share”, điền địa chỉ email của người bạnmuốn chia sẻ và chọn quyền (xem hay có thể chỉnh sửa) với người đó.Khi bạn đồng bộ tài liệu của mình lên đám mây của Google, bạn sẽ thấychúng xuất hiện trên Google Docs. Bạn có thể truy cập và đọc những tài liệunày trên web nhưng không thể chỉnh sửa chúng bằng Google Docs. Biểutượng nhỏ ở phía bên trái tên tài liệu sẽ giúp bạn phân biệt những tài liệukiểu này với những tài liệu của Google Docs.Trong trường hợp bạn muốn chỉnh sửa những tài liệu này trên web bạn cóthể chuyển đổi chúng sang định dạng của Google Docs bằng cách nhấn vàomục Actions chọn “Make a Google Docs copy”. Tuy nhiên khi đó bạn sẽkhông thể dùng Cloud Connect để tải về và làm việc offline với bản sao tàiliệu (định dạng Google Docs) vừa được tạo ra.Tải tài liệu từ Google DocsTính năng mới nhất của Cloud Connect cho phép bạn thực hiện thao tác tảitài liệu và mở chúng trong ứng dụng MS Office ngay trong cửa sổ ứng dụng.Để thực hiện điều này bạn chỉ cần nhấn vào logo của “Google CloudConnect” và chọn “Open from Google Docs…”.Tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý là dùng Cloud Connect bạn không thể tải vềnhững tài liệu được tạo ra bởi Google Docs. Bạn chỉ có thể mở được nhữngtài liệu được tạo ra từ MS Office và đã được đồng bộ lên Google Docs.Cộng tác làm việcCloud Connect có thể được sử dụng trong việc cộng tác, nhiều người cùnglàm việc với một tài liệu. Nếu như bạn là người thích làm việc với nhữngứng dụng Office trên máy tính cá nhân của mình thì tiện ích này có thể làmột giải pháp thích hợp.Mỗi người có thể tải tài liệu về, chỉnh sửa trên máy tính cá nhân sau đó đồngbộ lên đám mây của Google. Trong trường hợp có một người khác đangchỉnh sửa tài liệu mà bạn cũng muốn chỉnh sửa nó thì bạn sẽ nhận đượcthông báo tương tự như dưới đây:Đây là điều dễ hiểu, bởi nhiều người chỉnh sửa sẽ khiến các nội dung dễ bịchồng chéo lẫn nhau và sẽ không lưu được các phiên bản. Điều này sẽ khókhăn trong trường hợp bạn muốn lấy lại nội dung ở một phiên bản nào đó.Để theo dõi phiên bản từ trong giao diện ứng dụng Office bạn chỉ cần nhấnvào biểu tượng trang giấy trắng (phía sau đường dẫn của tài liệu) và chọn“See revision history“.Tổng kếtCó thể thấy Google Cloud Connect là một tiện ích khá đơn giản và dễ sửdụng. Nó cho phép bạn dễ dàng lưu trữ tài liệu đang soạn thảo lên “mây” vàchia sẻ nó với bạn bè. Và có lẽ nó sẽ còn trở nên hữu ích hơn nữa nếu tài liệusau khi được đồng bộ lên “mây” có thể soạn thảo được bằng Google Docs ...