Giáo trình Lập kế hoạch bảo quản tài liệu

Giáo trình Lập kế hoạch bảo quản tài liệu có nội dung cung cấp cho bạn đọc các kiến thức cần biết khi lên một kế hoạch bảo quản tài liệu như bảo quản tài liệu là gì, lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản, khảo sát các nhu cầu về bảo tồn, sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên, chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản... Tham khảo nội dung tài liệu để bổ sung các kiến thức cần thiết cho bản thân.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Lập kế hoạch bảo quản tài liệu GIÁO TRÌNHLẬP KẾ HOẠCH BẢO QUẢN TÀI LIỆUMục lục Lên kế hoạch bảo quản là gì? Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản Khảo sát đánh giá các nhu cầu về bảo tồn Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc Những vấn đề cần quan tâm trong công tác bảo quản về việc thiết kế toà nhà lưu trữ: thư mục chọn lọc Nguồn thông tinSherelyn OgdenThư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàngvà các hội bảo tồn lịch sử không chỉcó nhiệm vụ thu thập, diễn giải vàtrưng bày các tư liệu có giá trị minhchứng lịch sử mà còn có tráchnhiệm bảo quản lâu dài, đảm bảo anninh và tạo điều kiện thuận lợi choviệc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp hộibảo tàng Mỹ đã nhận thức đượctrách nhiệm này. Hiệp hội này đãchỉ ra trong “Các quy chuẩn đạođức nghề nghiệp của ngành bảotàng” trong đó chỉ rõ cơ quan bảotàng phải đảm bảo “các tư liệu màbảo tàng quản lý phải được bảo vệ,không làm mất mát, không bị gâytrở ngại, được theo dõi sát sao vàđược bảo quản tốt”. Bảo quản làmột phần không thể thiếu đượctrong nhiệm vụ của một cơ quanvăn hoá, do đó việc lên kế hoạch bảoquản phải là một bộ phận trongtổng thể kế hoạch mang tính chiếnlược của công tác này.+ Lên kế hoạch bảo quản là một quátrình đòi hỏi phải xác định các yêucầu chung và cụ thể đối với việc bảovệ các tư liệu đã thu thập được, việcnày đòi hỏi phải xác định được cáctrường hợp cần ưu tiên, và cũngphải định rõ được các nguồn vốn đểthực hiện công việc.+ Mục đích chính của việc lên kếhoạch là xác định được một quytrình hoạt động cho phép cơ quanđó lập được một chương trình bảoquản cho cả hiện tại và tương lai.+ Hơn nữa, quá trình này còn giúpcho các cơ quan xác định rõ nhữngviệc phải làm và những việc khôngbao giờ nên làm, nhờ đó vốn tài liệucó thể được sử dụng một cách hợplý.Lập kế hoạch bảo quản dài hạnKết quả của quá trình lập kế hoạchlà việc thiết lập được một kế hoạchbảo quản dài hạn thể hiện bằng vănbản. Đó là một tư liệu quan trọngmà bất cứ một cơ quan nào cũngcần phải có.+ Một kế hoạch bảo quản dài hạnphải phác thảo được những yêu cầubảo quản của cơ quan và phải vạchra được một quy trình hoạt động đểđáp ứng được những yêu cầu củaviệc thu thập tư liệu.+ Kế hoạch đó đưa ra một khuônmẫu để thực hiện những mục tiêuđề ra và những trường hợp cần ưutiên theo một cách thức hợp lý vàhiệu quả; nó là công cụ để đạt đượcnhững việc cần nhất trí làm trướctrong một giai đoạn đã định. Kếhoạch đó giúp duy trì sự liên tục vàtính nhất quán theo thời gian củamột chương trình bảo quản.+ Kế hoạch này phải thể hiện đượcvai trò và tầm quan trọng của côngtác bảo quản, giúp thấy được bảoquản là một công việc có vị tríngang với các công việc như thuthập tư liệu, diễn giải và nghiên cứu.+ Kế hoạch là một sự trợ giúp quantrọng trong việc đảm bảo nhữngnguồn vốn cần thiết để hỗ trợ thựchiện những việc cần làm.+ Kế hoạch ghi lại những hoạt độngbảo quản trong hiện tại và quá khứ,cũng như những nỗ lực trong tươnglai của cơ quan.Kế hoạch bảo quản cần phải phùhợp với các biện pháp quản lý trọngyếu khác của cơ quan, chẳng hạnnhư các chủ trương về quản lý thuthập tư liệu. Kế hoạch bảo quảnkhông nên được soạn thảo một cáchtách biệt mà nên được soạn trêncùng một khung tham chiếu ápdụng cho tất cả các kế hoạch và chủtrương về thu thập tư liệu. Khungtham chiếu này là phương hướnghoạt động của cơ quan. Mọi chủtrương và các vấn đề quản lý phảiđược thực hiện phù hợp với chứcnăng và nhiệm vụ của cơ quan vàphải được hiểu cũng như thực thitrong khuôn khổ của nó.Kế hoạch bảo quản cần phải dễ hiểuvà phải bao quát được toàn bộ cácnguồn tư liệu của cơ quan. Sự kếthợp toàn bộ các nguồn tư liệu thuthập được vào bản kế hoạch là vôcùng thiết yếu đối với việc thúc đẩysự hiểu biết đầy đủ trong việc ưutiên xây dựng kế hoạch bảo quảndài hạn. Ngoài ra , sự kết hợp nhưvậy sẽ tạo ra sự liên kết giữa cáchoạt động bảo quản với các chươngtrình kế hoạch mang tính chiến lượckhác. Một kế hoạch bảo quản cóhiệu quả là một kế hoạch thiết thựcvà khả thi. Một kế hoạch nằm ngoàikhả năng thực hiện và chi trả của cơquan là một kế hoạch vô dụng.Trong khi kế hoạch cần phải đưa ratất cả những yêu cầu bảo quản thìnó cũng cần phải chú ý đến cácbước có thể đạt được nhờ nguồnvốn sẵn có hoặc huy động được (vídụ như nhờ các khoản viện trợ hoặcgây quỹ)Kế hoạch của từng cơ quan là khácnhau. Có những kế hoạch dài hạn,phức tạp và chi tiết, lại có những kếhoạch ngắn gọn và đơn giản. Tuynhiên, tất cả mọi kế hoạch đều phảidựa trên kết quả khảo sát đánh giánhu cầu của từng cơ quan.Khảo sát đánh giá nhu cầuKhảo sát đánh giá nhu cầu có tínhthen chốt đối với việc lập kế hoạchbảo quản và phải được tiến hànhtrước khi soạn thảo kế hoạch. Kếhoạch bảo quản dựa trên các nhucầu của cơ quan và các hoạt độngđặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó.Những thôn ...