Giáo trình Quản trị văn phòng (Nghề: Kế toán - Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

Giáo trình Quản trị văn phòng trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết của quy trình quản trị các hoạt động hành chính trong các văn phòng, đặc biệt là văn phòng doanh nghiệp. Cùng với đó là những kỹ năng cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng như: Tiến trình xử lý công văn, thu thập xử lý thông tin, hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, các chuyến công tác,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 giáo trình!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Quản trị văn phòng (Nghề: Kế toán - Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp Chương 3: QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG Mã chương: CKT444-3 Giới thiệu: Yếu tố con người luôn là yếu tố được quan tâm hàng đầu trong hoạt động quản lý của mọi tổ chức, cơ quan. Chương này sẽ đề cập một số chức danh của quản trị viên văn phòng và chức năng, nhiệm vụ của họ. Đồng thời giới thiệu những vấn đề cơ bản về công tác quản trị lao động trong văn phòng: tiêu chuẩn, quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên văn phòng. Mục tiêu: - Giúp học viên xác định được các yêu cầu và phẩm chất cá nhân đối với nhân viên và quản trị viên văn phòng. - Vận dụng tốt các kỹ năng của một nhân viên văn phòng. - Xây dựng tập thể văn phòng vững mạnh. 3.1 Thư ký Thư kí là người trợ lí của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chánh văn phòng, có khả năng nhận trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sự kiểm tra trực tiếp. Có óc phán đoán, sáng kiến và có thể đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. Thư kí văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như Quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan. 3.1.1 Nhiệm vụ của thư ký - Thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lí của cơ quan. - Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu. - Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan. - Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan. 3.1.2 Các kỹ năng của thư ký 41 - Soạn thảo văn bản, quản lí văn bản đi - đến. - Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng. - Tiếp khách nghệ thuật. - Lên lịch công tác khoa học. - Nói chuyện điện thoại lịch sự, khéo léo... - Có kiến thức tổng quát về mọi mặt... - Tổ chức công việc một cách khoa học, làm cho cấp trên thấy được mọi công việc trong tầm kiểm soát. 3.1.3 Yêu cầu về phẩm chất cá nhân của thư ký - Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề. - Có ý thức kỉ luật (nghiêm chỉnh chấp hành...), tự giác (chủ động trong công việc) và triệt để (rèn luyện thêm ý thức tự giác, kỉ luật) trong công việc. - Cẩn thận và chu đáo - Quảng giao (là người cởi mở, hòa nhã, vui vẽ chủ động giao tiếp, mở rộng các mối quan hệ), cởi mở (gây thiện cảm để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách đến cơ quan) và biết tự kìm chế khi cần thiết. - Kín đáo. Đây là phẩm chất đặc biệt quan trọng của thư kí văn phòng với người khác trong việc lưu giữ các tài liệu, hồ sơ, sắp xếp hồ sơ ngăn nắp, biết sử dụng hệ thống bảo mật trên máy tính. - Năng động và linh hoạt. - Tương trợ và đoàn kết. 3.2 Quản trị viên văn phòng doanh nghiệp Ngoài thư ký văn phòng, các quản trị viên khác của văn phòng bao gồm: Chánh, phó văn phòng, trợ lý giám đốc, trợ lý văn phòng là người do giám đốc bổ nhiệm. Chánh, phó văn phòng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về điều hành mọi hoạt động của văn phòng theo chế độ một thủ trưởng, là đầu mối liên hệ giữa thủ trưởng cơ quan với các bộ phận khác trong đơn vị để đảm bảo cho hoạt động được thông suốt. Để hoàn thành nhiệm vụ của văn phòng, chánh văn phòng có thể được giao những quyền hạn như: 42 - Phê duyệt qui chế tổ chức hoạt động của từng tổ chuyên môn, quy định chức năng nhiệm vụ, bố trí cán bộ nhận viên của văn phòng. - Có quyền ra mệnh lệnh có liên quan đến tổ chức hoạt động của văn phòng cho các cán bộ nhân viên của văn phòng. - Kiến nghị với giám đốc về công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc văn phòng. - Tùy theo quy mô văn phòng, chánh văn phòng có thể có một hay hai phó văn phòng giúp việc. Các phó văn phòng sẽ được giao phụ trách một số công việc cụ thể. 3.2.1 Mức độ am hiểu các chức năng quản trị Để quản trị một doanh nghiệp cần thể hiện các chức năng hoạch định, tổ chức, phối hợp, điều khiển và kiểm soát. Quản trị viên văn phòng phải am hiểu và vận dụng sâu sắc cả các chức năng đó vào lĩnh vực công tác của mỗi người bởi vì văn phòng có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin tư vấn cho các cấp ra quyết định. Mặc khác có am hiểu sâu sắc các chức năng thì các quản trị viên văn phòng mới có kiến thức và năng lực phát triển các nguyên tắc nghiệp vụ để đi sâu đi sát điều hành công việc của mình. 3.2.2 Mức độ vận dụng các kỹ năng Để thực hiện các chức năng quản trị, các quản trị viên văn phòng phải có vận dụng các kỹ năng quản trị: - Kỹ năng nghiệp vụ - kỹ thuật: Là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các nhà quản trị ở các lĩnh vực khác nhau. Kỹ năng này có được nhờ được đào tạo ở các chuyên ngành khác nhau. - Kỹ năng nhân sự (kỹ năng giao tiếp ứng xử): Là khả năng thuyết phục người khác, xây dựng không khí hợp tác giữa mọi người cùng hoàn thành nhiệm vụ. - Kỹ năng tư duy: Là kỹ năng phân tích dự báo, dự đoán nhạy bén, thích ứng với mọi hoàn cảnh, biết giảm thiểu sự phức tạp của hoàn cảnh để có thể đối phó được. Sự am hiểu và vận dụng các kỹ năng trên tùy thuộc vào cấp bậc và vị trí của các quản trị viên. Các quản trị viên văn phòng đều phải am hiểu và vận dụng các loại kỹ năng đó. Song chánh văn phòng cần nhấn mạnh kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy, còn đối với các quản trị viên văn phòng khác thì kỹ năng nghiệp vụ kỹ thuật được nhấn mạnh hơn cả. 3.2.3 Nhiệm vụ một số chức danh trong văn phòng 43 3.2.3.1 Chánh văn phòng Phụ trách chung, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, nhân sự, pháp chế, đ ...