Giáo trình Soạn thảo văn bản 2 (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Giáo trình Soạn thảo văn bản 2 (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng) là công cụ tham khảo giảng dạy của giáo viên liên quan tới các loại văn bản giấy tờ thông dụng cũng như phương pháp soạn thảo các văn bản giấy tờ. Giáo trình được chia thành 2 phần, phần 2 trình bày những nội dung về: soạn thảo kế hoạch, báo cáo, ghi biên bản, hợp đồng; soạn thảo quy chế công tác văn thư cơ quan;... Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Soạn thảo văn bản 2 (Nghề: Văn thư hành chính - Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô BÀI 4: SOẠN THẢO KẾ HOẠCH, BÁO CÁO, GHI BIÊN BẢN, HỢP ĐỒNG Mã bài: MĐ18.04 Mục tiêu của bài: - Trình bày được phương pháp soạn thảo báo cáo, ghi biên bản, hợp đồng. - Soạn thảo được kế hoạch, báo cáo, ghi biên bản, hợp đồng. - Thể hiện tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, thận trọng, nguyên tắc. Nội dung của bài: 1. Soạn thảo kế hoạch 1.1. Thu thập thông tin Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. - Yêu cầu khi soạn thảo kế hoạch: + Kế hoạch công tác phải phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình của địa phương, đơn vị. + Lập luận chặc chẽ, dẫn chứng chính xác để thuyết phục người duyệt. + Nội dung công việc phải cụ thể, nêu rõ khó khăn, thuận lợi để có những biện pháp cụ thể tổ chức thực hiện có hiệu quả. - Kết cấu nội dung kế hoạch: + Phần mở đầu: nhận định khái quát đặc điểm, tình hình địa phương, đơn vị làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch. + Phần nội dung: nêu rõ mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ (đối tượng, thời gian, địa điểm, điều kiện đảm bảo,…) và biện pháp tổ chức thực hiện. + Phần kết luận: nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, những khó khăn, thuận lợi và kết quả đạt được khi triển khai thực hiện kế hoạch. 1.2. Soạn thảo văn bản kế hoạch a. Mẫu văn bản 66 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: .... /KH-..... Địa danh, ngày tháng năm ..... KẾ HOẠCH Về việc....... ......... ................. .. .................................................. Nội dung kế hoạch........................................................... ............................................................................................................................................ ........................................................................................................................................../. Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - ...............; (Dấu, Chữ ký) - ................; - Lưu: VT, .... Họ và tên Ví dụ: Kế hoạch thi tốt nghiệp hệ Trung cấp nghề 8/9, khóa 9/12 của Trường cao đẳng nghề Nha Trang năm 2017. 67 b. Thực hành soạn thảo văn bản 1. Em hãy sưu tầm những văn bản kế hoạch tại các cơ quan tổ chức mà em biết. Tìm và phát hiện các văn bản có chứa lỗi sai và gạch chân những chỗ em cho là sai (nếu có). 2. Soạn thảo 3 văn bản kế hoạch của 3 cơ quan khác nhau. 68 2. Soạn thảo báo cáo 2.1. Thu thập thông tin Xác định hình thức báo cáo Xác định bố cục nội dung báo cáo - Phần mở đầu: Nêu những điểm chính về chủ trương công tác, về nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện, những khó khăn thuận lợi - Phần nội dung: Kiểm điểm những những kết quả đã đạt được, những tồn tại, nguyên nhân và đánh giá kết quả và phương hướng hoạt động. + Nêu đặc điểm chung. + Nêu các mặt đã đạt được và chưa đạt đựơc + Nêu nguyên nhân, tồn tại. + Nêu bài học kinh nghiệm. + Phương hướng, nhiệm vụ. + Các biện pháp khắc phục. + Cách tổ chức thực hiện. - Phần thứ ba Kiến nghị, đề nghị, sự giúp đỡ của cấp trên và động viên phấn đấu. Bố cục nội dung của báo cáo sơ kết, tổng kết Phần 1: Nêu đặc điểm, tình hình, những thuận lợi, khó khăn của cơ quan, đơn vị trong kì báo cáo. Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của cơ quan đơn vị và chủ trương công tác cấp trên định hướng xuống cho đơn vị. Trên cơ sở đó cần phân tích các nhân tố điều kiện có ảnh hưởng tới việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ đã đề ra. Phần 2: Kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ - Chỉ rõ những việc đã làm được và những việc chưa làm được, những ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình thực hiện những công việc đã đề ra. - Đánh giá kết quả, hiệu quả các công việc đã thực hiện - Phân tích các nguyên nhân dẫn đến các ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình thực hiện (bao gồm nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan) - Những bài học kinh nghiệm rút ra - Những khó khăn vướng mắc cần tiếp tục tháo gỡ Phần 3: Phương hướng, nhiệm vụ và các biện pháp thực hiện nhiệm vụ của cơ quan trong thời gian tới. Cần chỉ rõ những biện pháp cơ bản để thực hiện phương hướng và nhiệm vụ đã đề ra. 2.2. Soạn thảo văn bản báo cáo a. Mẫu báo cáo tổng kết công tác tuần, tháng, quý 69 TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số:…./BC-CQBH Địa danh, ngày…. tháng… năm… BÁO CÁO Tổng kết công tác tuần, (tháng, quý) I. Giới thiệu khái quát về đơn vị báo cáo - Chức năng, nhiệm vụ, vai trò, vị trí - Tình hình thực tiễn đơn vị - Các công việc được giao, và mục tiêu đặt ra trong tuần(tháng, quý)..... II. Tình hình thực hiện công việc 1. Các công việc đã thực hiện. 2. Các kết quả đạt được. 3. Những khó khăn, thuận lợi khi thực hiện công việc. 4. Đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc. III. Những kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả th ...