Giáo trình Văn thư: Phần 2

Phần 2 giáo trình “Văn thư” cung cấp cho người học các kiến thức: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Văn thư: Phần 2Chương 6LẬP HÒ S ơ VÀ NỘP LƯU HÒ s ơ , TÀI LIỆUVÀO LƯU TR Ử C ơ QUANLập hồ sơ công việc sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ được giaovà nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc làm đươngnhiên của mọi cán bộ, công chức, viên chức, vấn đề này đã đượcquy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫncủa các cơ quan có thẩm quyền. Ngay từ những năm 60 thế kỷ XX,tại Điều 21 của Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công táclưu trữ ban hành theo Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963 của Hộiđồng Chính phủ (nay là Chính phủ) đã ghi rõ: “cản bộ, nhân viênlàm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tácchuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến côngvăn, giấy tờ đều phải lập hò sơ về công việc mình đã làm”*. Cho đếnnay nhiều văn bản quy phạm và văn bản hướng dẫn của các cơ quanĐảng, Nhà nước có thẩm quyền vẫn nhắc lại điều đó. Tại Điều 9 củaLuật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã quyđịnh rõ: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơquan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ vé công việc được giao vànộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.6.1. Lập hồ sơ6.1.1. Khái niệm, vị tri, tác dụng cùa lập hồ sơ6.1. ỉ. 1. Khái niệma. Hồ sơKhái niệm “Hồ s ớ đã từng có nhiều văn bản quy phạm, vănbản huớng dẫn, từ điển, giáo trình,... đề cập đến như:3 Những văn kiện chủ yéu của Đảng và Nhà nước về công tác công vftn, giắy tờ vàcông tác lưu trữ, Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội 1982, trang 50.152Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước in năm1992 giải thích thuật ngữ hồ sơ như sau: “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ(hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một van để, một sựviệc, một đoi tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điếm ve thể loạihoặc vê tác giả..., hình hành trong quả trình giải quyết công việcthuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của mộtcá nhân.Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản. Mỗiđơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa và không dày quá 4 cm.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư, Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNVngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định công tácvăn thư định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu cóliên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thểhoặc có một (hoặc một so) đặc điếm chung như: tên loại văn bản; cơquan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểmkhác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộcphạm vi chức năng, nhiệm vụ cùa một cơ quan tỏ chức hoặc cùa mộtcá nhànPGS. Vương Đình Quyền, ừong cuốn Lý luận và phương phápcông tác văn thư đưa ra khái niệm hồ sơ như sau: “ Hồ sơ là một tậpvăn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vẩn để, sự việc haymột người hình thành trong quá trình giải quyết vấn để, sự việc đỏhoặc được kết hợp lại do cỏ nhũng điểm giống nhau về hình thứcnhư cùng loại văn bán, cùng tác giá, cùng thời gian ban hành.Theo tác giả, khái niệm hồ sơ là một khái niệm phân loại, phân loạicác văn bản hình thành ừong hoạt động của cơ quan, cá nhân theocác vấn đề, sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản.Giáo tìn h Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nộivụ Hà Nội xuất bản năm 2009 khái niệm hồ sơ được định nghĩa: “Hồsơ là một tập văn bản (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan vớinhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tiĩọng cụ thể hoặc có một(hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức153ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chứcnâng, nhiệm vụ của một cơ quan to chức hoặc của một cá nhânLuật Lưu trữ năm 2011, thuật ngữ hồ sơ được giải thích nhưsau: “Hồ sơ là một tập tài liệu cỏ liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hìnhthành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vichức năng, nhiệm vụ cùa cơ quan, tồ chức, cá nhânNhư vậy các khái niệm về hồ sơ nêu trên chưa có sự đồng nhấtvề nội hàm cũng như cách diễn đạt. Vỉ vậy, để thống nhất ta sử dụnghồ sơ theo khái niệm đã được nêu ừong văn bản quy phạm pháp luậtcao nhất là Luật Lưu trữ.Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên thì ở các cơ quan, tổ chứctrong quá ừình hoạt động thường hình thành 3 loại hồ sơ sau:- Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhauvề một vấn đề một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tácgiả... hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chứcnăng, nhiệm vụ cùa một cơ quan, đơn vị.- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùnglàm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổchức, cá nhân.- Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về mộtcá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh. ...