KẾT THÚC DỰ ÁN VÀ HIỆU QUẢ

Dự án có thể đi vào giai đoạn kết thúc song PM vẫn còn phải giải quyết rất nhiều công việc trong giai đoạn này. Một dự án không kết thúc một cách thần kỳ khi sản phNm cuối cùng trong kế hoạch đã được hoàn thành mà các nhà quản trị dự án cần phải thực hiện một số công việc để dịch chuyển dự án thành một hoạt động thường xuyên. Một PM giỏi sẽ tuân theo các tiến trình để chính thức kết thúc dự án. ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
KẾT THÚC DỰ ÁN VÀ HIỆU QUẢ Kết thúc dự án -1- KẾT THÚC DỰ ÁN Dự án có thể đi vào giai đoạn kết thúc song PM vẫn còn phải giải quyết rất nhiều công việc trong giai đoạn này. Một dự án không kết thúc một cách thần kỳ khi sản phNm cuối cùng trong kế hoạch đã được hoàn thành mà các nhà quản trị dự án cần phải thực hiện một số công việc để dịch chuyển dự án thành một hoạt động thường xuyên. Một PM giỏi sẽ tuân theo các tiến trình để chính thức kết thúc dự án. Các công việc kết thúc dự án có thể được áp dụng cho dù dự án được kết thúc bởi lý do gì. Các công việc kết thúc dự án có thể được chia thành 2 nhóm: kết thúc hợp đồng và kết thúc hành chính. Nội dung của chương này sẽ xoay quanh hai chủ đề này, với mục tiêu là cung cấp cho người đọc các nội dung sau đây - Các lý do để kết thúc dự án - Các công việc cần phải làm khi kết thúc hợp đồng - Các bước công việc khi kết thúc dự án về mặt hành chính I. GIỚI THIỆU 1. Các lý do kết thúc dự án Trong chương 1, chúng ta đã định nghĩa dự án là một nỗ lực tạm thời nhằm tạo ra một kết quả, sản phN dịch vụ mang tính duy nhất. Do mang tính tạm thời nên về bản chất, tất cả các dự m, án đều có đời sống hữu hạn, có nghĩa là phải luôn có một thời điểm kết thúc. Ngoài ra, do dự án tạo ra các sản phN dịch vụ hay kết quả nên luôn có các sự kiện để ghi nhận sự kết thúc của dự m, án. Hay nói cách khác, một dự án cần phải được kết thúc một cách chính thức. Nếu không sẽ có những tình huống mà một dự án thành công về những phương diện khác lại trở thành một thất bại về tài chính. Giai đoạn kết thúc dự án sẽ thực hiện việc hoàn tất dự án một cách chính thức. Giai đoạn kết thúc dự án là giai đoạn quan trọng nhất trong chu kỳ sống của dự án. Tác giả Nicholas nhận định rằng “ Sự kết thúc có thể diễn ra theo nhiều cách khác nhau. Cách kết thúc tốt nhất là theo một tiến trình có hệ thống, được lập kế hoạch, cách tệ nhất là chấm dứt công việc một cách đột ngột, hoặc rút dần nỗ lực, hoặc nguồn lực được điều chuyển sang các dự án khác được ưu tiên hơn”. Có nhiều lý do dẫn đến sự kết thúc dự án : ● Mục tiêu của dự án đã hoàn tất . ● Các mục tiêu của dự án không còn mang tính khả thi (điều kiện thị trường thay đổi, chi phí leo tháng, nguồn lực sút giảm, mất cơ hội, nhu cầu thay đổi, ưu tiên của các mục tiêu đã thay đổi ● Những lý do xuất phát từ bản thân dự án: Thực hiện kém, chất lượng tồi, vi phạm hợp đồng, lập kế hoạch và kiểm soát kém, quản lý tồi, hoặc khách hàng không hài lòng với nhà thầu. Quyết định kết thúc sớm dự án rất khó khăn. Có một số câu hỏi cần cân nhắc khi quyết định kết thúc dự án – Dự án bị xóa bỏ bởi các tiến bộ kỹ thuật? – Đầu ra của dự án vẫn đạt hiệu quả về chi phí hay không? – Đây có phải thời điểm để hội nhập hay kết hợp dự án như là một bộ phận của các hoạt động thường xuyên? – Liệu có những phương án tốt hơn để sử dụng ngân quỹ, thời gian và nhân lực đã được phân bổ cho dự án? – Liệu thay đổi từ môi trường đã làm thay đổi nhu cầu về đầu ra của dự án? -2- Quản trị dự án 2. Các cách kết thúc dự án: Có 4 cách thức chủ yếu để kết thúc một dự án: xóa bỏ, kết hợp, hội nhập và cắt giảm nguồn lực. -Xóa bỏ: dự án được dừng lại. Việc dừng lại dự án có thể là do dự án đã thành công và đạt mục tiêu đề ra. Nguyên nhân cũng có thể là do thất bại, ví dụ loại thuốc mới không đạt được hiệu quả hoặc thất bại do các nguyên nhân bên ngoài như thay đổi của môi trường. Một trường hợp đặc biệt của xóa bỏ dự án là “bị hãm hại” từ nhiều nguyên nhân như mâu thuẫn chính trị trong tổ chức, các cuộc sáp nhập công ty v.v. Hai tính chất quan trọng của hình thức này là việc kết thúc dự án đột ngột và không có dấu hiệu báo trước. Dấu hiệu dễ thấy nhất của kết thúc dự án bằng cách xóa bỏ là các hoạt động cốt lõi đã chấm dứt. Một số các hoạt động tổ chức khác vẫn còn phải thực hiện ví dụ như sắp xếp lại nhân sự dự án, phân phát giải quyết tài sản, máy móc trang thiết bị, chuN bị báo cáo tổng kết dự án. n - Kết hợp: Trong trường hợp dự án mang tính nội bộ tức nhằm phục vụ cho tổ chức mẹ, nếu dự án thành công, nó có thể được kết thúc bằng cách được chính thức hóa thành một bộ phận của tổ chức mẹ. Quá trình này rất khác với kết thúc bằng cách xóa bỏ. Trong cả hai trường hợp, dự án không còn tồn tại nữa song nhân lực, tài sản trang thiết bị của dự án sẽ được chuyển giao từ dự án sang bộ phận mới được hình thành. Sự chuyển hóa từ dự án thành bộ phận, phòng ban hoặc chi nhánh sẽ đi đôi với các quy định về ngân sách, về quản lý tuân theo các chuN mực của n công ty mẹ, đồng thời đi đôi với các yêu cầu về đóng góp lợi nhuận. Dự án không còn ở vị thế ưu tiên, mà trái lại phải đương đầu với tất cả các căng thẳng, giới hạn và ràng buộc của các hoạt động thường xuyên. Cũng có nhiều trường hợp, thành viên của nhóm dự án yêu cầu được chuyển sang dự án khác vì họ không cảm thấy thoải mái với bầu không khí của công ty mẹ. Quá trình chuyển đổi này là thời điểm khó khăn đối với PM vì nó đòi hỏi sự nhạy bén về chính trị. Dự án có một đời sống riêng, chịu những trách nhiệm và rủi ro riêng. Song khi trở thành một bộ phận trực thuộc tổ chức, nó cũng phải đương đầu với các tránh đấu hàng ngành bắt nguồn từ sự cạnh tranh giữa các nhà quản lý. - Hội nhập: Đây là là một trong những cách phổ biến nhất song cũng phức tạp nhất để kết thúc các dự án thành công. Tài sản, trang thiết bị và nhân lực của dự án sẽ được phân chia cho các bộ phận của tổ chức mẹ. Song kết quả của dự án trở thành một bộ phận của tổ chức mẹ hoặc của hệ thốn ...