Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ

Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuậnlợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đãkhông lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơquan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừađược giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đềnày với vấn đề khác....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ Lập hồ sơ trong trường hợp không có danh mục hồ sơ Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuậnlợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đãkhông lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơquan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừađược giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đềnày với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơnvà được tiến hành theo trình tự sau : - Phân định hồ sơ. - Sắp xếp văn bản trong hồ sơ. - Đánh số tờ. - Viết mục lục văn bản. - Viết chứng từ kết thúc. - Viết bìa hồ sơ. 1. Phân định hồ sơ Phân định hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản(những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các hồ sơ cụ thể, phùhợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ được lập.Hồ sơ được phân định hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn trong năm yêu cầu lậphồ sơ. Lập hồ sơ là một khái niệm về phân loại nên khi phân định hồ sơ phải căn cứ vàocác đặc trưng phổ biến của văn bản, như các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quangiao dịch, thời gian, địa dư. Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu. Sauđây là cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ. a. Đặc trưng vấn đề Khi phân định hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn bản đề cậplàm cơ sở để sưu tầm và tập hợp văn bản. Tất cả những văn bản có nội dung liênquan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ đượctập hợp thành một hồ sơ. Hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm về hồ sơ và đảm bảođầy đủ nhất các yêu cầu về lập hồ sơ. Trong thực tế, người ta thường nghiên cứuvăn bản theo từng vấn đề, sự việc, do đó, nếu hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề sẽgiúp cho người nghiên cứu tra tìm văn bản được nhanh chóng, nghiên cứu vấn đềđược hoàn chỉnh. Điều quan trọng nhất khi phân định hồ sơ theo đặc trưng này làphải xác định phạm vi vấn đề (sự việc) cho hợp lý. Nói chung, văn bản trong một hồsơ phải cùng phản ánh một vấn đề cụ thể. Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu làtuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên vănbản. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quy định thành phần, nội dung và khốilượng văn bản hình thành. Đối với những cơ quan nhỏ, một nhiệm vụ cụ thể có thểphân thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phânđịnh thành nhiều hồ sơ. Ví dụ: Ở Ủy ban nhân dân xã hàng năm có thể hình thành các hồ sơ về sảnxuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, công tác văn hóa ... Đây là những nhiệmvụ cụ thể mà Ủy ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành vềTS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997từng mặt công tác không nhiều, do đó tài liệu phản ánh về mỗi nhiệm vụ công tácnói trên có thể xem là một vấn đề và lập thành một hồ sơ. Ngược lại, đối với nhữngcơ quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và quyền hạn lớn, vănbản phản ánh về một nhiệm vụ công tác nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗihồ sơ là một sự việc cụ thể. Ví dụ: Văn bản về sản xuất nông nghiệp ở Ủy ban nhân dân tỉnh không thểchỉ lập một hồ sơ như ở Ủy ban nhân dân xã, mà phải phân định thành hàng chụchồ sơ, gồm các vấn đề cụ thể như: - Kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm. - Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp. - Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm. - Kế hoạch sản xuất nông nghiệp từng vụ. - Phòng trừ sâu bệnh. - Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp. - Chăn nuôi gia cầm... Khi lập hồ sơ, ta phải lấy đặc trưng này làm đặc trưng chủ yếu, Khi các vănbản còn lại là những văn bản đề cập đến những nội dung khác nhau, ta sẽ vậndụng các đặc trưng khác. b. Đặc trưng tên gọi Đối với những loại văn bản có nội dung đề cập đến nhiều sự việc khác nhau,như Biên bản các cuộc họp thường kỳ của lãnh đạo cơ quan, các Nghị quyết hàngtháng của Ban chấp hành một đoàn thể quần chúng... thì khó có thể phân định hồ sơtheo đặc trưng vấn đề, mà lập theo đặc trưng tên gọi là hợp lý nhất. Phân định hồ sơ theo đặc trưng này tức là quá trình sưu tầm, tập hợp nhữngvăn bản, tài liệu có cùng một tên gọi với nhau Ví dụ: - Biên bản các cuộc họp thường kỳ của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam. - Tập Thông báo của Chính phủ năm 2008. Đặc trưng tên gọi thường được vận dụng để lập hồ sơ một số loại văn bảnnhư Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Chương trình, Kế hoạch công tác, Thông báo,Báo cáo. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại văn bản nói trên đều lập hồ sơ theođặc trưng này, mà thông thường chỉ vận dụng đối với những văn bản có nội dungđề cập đến nhiều vấn đ ...