TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 8 Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia do Hội đồng nhà nước banhành năm 1982 quy định: “Các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trangnhân dân trong quá trình hoạt động phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơtrong cơ quan, đơn vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữnhà nước theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng”.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG MÔN HỌC -------------- TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 8 Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia do Hội đồng nhà nước banhành năm 1982 quy định: “Các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trangnhân dân trong quá trình hoạt động phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơtrong cơ quan, đơn vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữnhà nước theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng”. Điều 21 Điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèmtheo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ quy định: “Cácbộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm các công tácchuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờđều phải lập hồ sơ về công việc mình làm”. CHƯƠNG I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, VỊ TRÍ, TÁC DỤNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 1. Khái niệm Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau về một vấn đề, một sựviệc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc trưng nhất định như: tên gọi, tácgiả, vấn đề,... được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vichức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc một cá nhân. Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng văn bản hình thành trongquá trình giải quyết công việc. Hồ sơ quá dày có thể chia thành các ĐVBQ. Hồ sơcó nhiều loại, căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản mà người ta có thểchia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc,... Khái niệm lập hồ sơ: là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị vànhiệm vụ cụ thể được giao, dựa vào danh mục hồ sơ của cơ quan (nếu có) hoặcdựa trên một số đặc trưng phổ biến giống nhau của tài liệu mà tập hợp tài liệu đượcsản sinh trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc, từng ngườihoặc từng tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu hàng ngày và lâu dài vềsau. 2. Tác dụng - Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ đượcđầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giảiquyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả, khi cần nhanhchóng tìm được văn bản, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viêntrong cơ quan công ty đối với việc lập hồ sơ - Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị vàcông việc của từng cán bộ nhân viên. 1 - Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 3. Vị trí - Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xongcông việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc. - Công tác lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữvà có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. 4. Yêu cầu lập hồ sơ 1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ riêng, tài liệu hình thành trong quátrình hoạt động của cơ quan gồm nhiều loại: loại do cơ quan sản sinh ra; loại docấp trên gửi xuống, loại do cấp dưới gửi lên, loại do các cơ quan ngang cấp gửiđến... Mục đích các loại tài liệu cũng khác nhau: loại để chỉ đạo, loại để thi hành,giải quyết hoặc để biết, để tham khảo... Vì vậy, không phải tất cả tài liệu đều lập hồsơ mà phải lựa chọn những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơquan, đơn vị mình để lập hồ sơ. Có như vậy hồ sơ lập ra mới có giá trị để phục vụcho công việc nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài. Điều 2 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghị định 142 -CP ngày 28-9-1963 quy định: Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơquan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ. 2. Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủhoàn chỉnh. Muốn hồ sơ lập ra phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, thuận tiện choviệc tra tìm thì tài liệu trong hồ sơ phải bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ với nhau theomột đặc trưng nhất định như tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian,... khi thu thập tài liệucần bảo đảm đầy đủ tài liệu của một hồ sơ. 3. Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.Nội dung tài liệu có nhiều giá trị khác nhau:loại có giá trị vĩnh viễn, loại có giá trị lâu dài (những tài liệu có giá trị lịch sử, khoahọc), loại có giá trị tạm thời, có loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyếtxong công việc tài liệu hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ cần lựa chọn những tài liệucó giá trị đưa vào hồ sơ, những tài liệu hết giá trị cần loại ra xét huỷ (xem bài: xácđịnh giá trị tài liệu). 5. Trách nhiệm lập hồ s ...