MS Access - Chương 3: Tùy biến các thành phần Trong chương trước, bạn đã học

Tham khảo tài liệu ms access - chương 3: tùy biến các thành phần trong chương trước, bạn đã học, công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Chương 3: Tùy biến các thành phần Trong chương trước, bạn đã học MS Access - Chương 3: Tùy biến các thành phầnTrong chương trước, bạn đã học cách tạo một cơ sở dữ liệu và tạo bảng, cũngnhư cách nhập và sửa chữa thông tin trong bảng. Ở ch ương này, bạn sẽ thiếtlập dựa trên nền tảng của chương 2.Khi kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu được các khái niệm sau: Cách thay đổi cấu trúc bảng sẵn có.  Kiểu dữ liệu mà Access hỗ trợ  Tại sao bạn nên thêm chú thích cho việc thiết kế bảng  Các đặc tính của trường là gì và cách thay đổi chúng  Cách thực hiện soạn thảo trong toàn bộ bảng Bài 11: Thay đổi thiết kế bảngTrong chương 2, bạn được biết về chế độ Design view, nó cho phép bạn xemxét cấu trúc bảng mà không cần xem thông tin nó chứa. Bây giờ, hãy mở cơ sởdữ liệu My Friends đã tạo ở chương 2.Để quan sát được cấu trúc bảng (hay thiết kế), chọn t ên bảng từ cửa sổDatabase và kích chuột vào nút Design. Lần lượt như vậy, Access sẽ hiển thịcửa sổ Design view như hình 1. Hình 1: Cửa sổ Design view của bảng My Friends Chú ý: Số và kiểu trường được trình bày trong c ửa sổ Design có thể thay đổi từ những trường được đưa vào trong hình 1. Các trường đó phụ thuộc vào cách bạn đã trả lời câu hỏi Talbe Wizard trong chương 2.Sử dụng chế độ Design view, bạn có thể thay đổi cách bố trí bảng. Th êm hoặcsửa các trường, thay đổi kiểu thông tin được lưu giữ trong trường, thêm nhữnglời chú thích và sửa đổi các đặc tính của một tr ường. Những phần sau đây xemxét các hoạt động đó.Thêm và sửa các trườngPhần lớn, cửa sổ chế độ Design view giống với cửa sổ Datasheet. Access chophép bạn thêm, di chuyển các trường hoặc thay đổi tên trường mà không ảnhhưởng đến thông tin chứa trong tr ường hiện thời. Để thêm một trường, chọnhàng trống đầu tiên trong cách sắp đặt (đây là dòng cuối cùng) hoặc chèn thêmmột dòng. Để chèn thêm một dòng, lựa chọn trường trước khi bạn muốn chènthêm trường mới. Sau đó, chọn Insert Row từ menu Edit hoặc kích chuột vàocông cụ Insert Row. Khi chèn một trường mới, Access sẽ chuyển tất cả cáctrường sau nó xuống và chèn một trường trống vào đó.Ví dụ, giả sử bạn muốn thêm một trường chứa tên đệm của những người cótrong danh sách. Thông thường, bạn đặt trường này giữa trường tên riêng vàtên họ. Để thêm, thực hiện các bước sau:- Chọn dòng thứ 3 và đặt nó làm dòng hiện thời. (Đây là dòng mà xác địnhtrường LastName)- Kích chuột vào công cụ Insert Row. Cách này sẽ thêm một dòng trống giữatrường FirstName và LastName, hình 2. Hình 2: Chèn một dòng trống trong bảng.Bây giờ thì bạn có thể nhập t ên trường mới. Trong trường hợp này, khi nhậpMiddle Initial (có thể bao gồm cả dấu cách). Đó là tất cả để thêm một trường.Trong phần tiếp theo, bạn sẽ học cách xác định loại thông tin (text (văn bản),numbers (số), …) mà trường mới sẽ chứa.Khi làm việc với các trường trong bảng, sẽ có lúc bạn muốn di chuyển vị trímột trường. Để chuyển vị trí một trường, chọn dòng chứa trường đó (chắc chắntoàn bộ dòng được bôi đen), Giữ chuột trái, bạn có thể kéo tr ường tới nhiều vịtrí mới mà bạn muốn. Khi nhả chuột, Access di chuyển tr ường tới vị tri mới.Di chuyển một trường không làm thay đổi dữ liệu của nó, cũng không thay đổidữ liệu ở các trường xung quanh.Tên các trường nên chỉ rõ dữ liệu mà trường đó chứa. Trong cả quá trình,thông tin bạn lưu giữ trong bảng có thể bị thay đổi. Để đổi tên của trường cósẵn, đơn giản là chỉ cần chọn tên và đổi. Ví dụ, nếu muốn thay đổi tên củatrường PostalCode thành Zip code, chọn tên trường hiện thời và gõ Zip code.Như vậy, có thể đổi tên trường StateOrProvince thành State. Kết quả thay đổitới cấu trúc bảng (sau khi thêm trường Middle Initial và đổi tên trườngStateOrProvince, Postalcode) như hình 3. Hình 3: Thay đổi cấu trúc bảngTrong toàn bộ thời gian, có thể không cần kiểm tra dữ liệu. Nh ư vậy, Accesscũng cho phép bạn xóa các tr ường. Xóa một trường cũng giống cách xóa bảnghi trong một bảng:1. Sử dụng chuột, chọn toàn bộ dòng chứa trường mà bạn muốn xóa.2. Nhấn phím DEL hoặc chọn Delete từ menu Edit. Nếu bạn đang xóa mộttrường chứa dữ liệu, Access sẽ hỏi bạn để xác nhận sự xóa bỏ, h ình 4 Hình 4: Access hỏi bạn để xác nhận sự xóa bỏ.Để xóa trường, cùng với tất cả thông tin tr ước đó chứa bên trong nó, kích chuộtvào nút Yes Chú ý: Nếu bạn xóa một trường do nhầm, ngay lập tức sử dụng tùy chọn Undo từ menu Edit,. Nếu bạn thực hiện nhiều thay đổi khác nhau cho cấu trúc bảng, việc xóa tr ường (và nội cung của nó) không thể khôi phục.Thay đổi kiểu dữ liệuĐể lưu giữ một phần thông tin có hiệu quả, Access cần biết kiểu dữ liệu củanó. Kiểu dữ liệu chỉ rõ loại thông tin trường sẽ chứa. Access cho phép bạn chỉrõ 9 kiểu dữ liệu khác nhau, chi tiết trong bả ng 1. Kiểu dữ liệu Ý nghĩa ...