Bài giảng Quản trị dự án: Chương 4 - ThS. Phan Thị Thu Hương

Nội dung chính của chương 4 Giám sát dự án thuộc bài giảng quản trị dự án nhằm trình bày về giám sát và hệ thống giám sát, xây dựng chỉ số đo lường việc thực hiện và khung theo dõi kết quả thực hiện dự án. Đây là tài liệu học tập, giảng dạy, tham khảo dành cho sinh viên đang học môn quản trị dự án.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bài giảng Quản trị dự án: Chương 4 - ThS. Phan Thị Thu Hương  Giám sát và hệ thống giám sát  Xây dựng chỉ số đo lường việc thực hiện  Khung theo dõi kết quả 1 ĐỊNH NGHIÃ GIÁM SÁT (Define Monitoring) Là tiến trình thu thập, phân tích và sử dụng thông tin một cách liên tục và có hệ thống nhằm mục đích kiểm soát và ra quyết định quản lý. 2  Là một loạt những quy trình/thủ tục mà qua đó HỆ THỐNG thông tin được yêu cầu GIÁM SÁT truyền đi trong phạm vi các tổ chức tới các cấp quản lý khác nhau để hổ trợ cho việc ra quyết định  Một hệ thống giám sát có thể được thiết lập để nối kết một vài tổ chức với nhau. 3 CÁC BỘ PHẬN CƠ BẢN CUẢ HỆ THỐNG GIÁM SÁT  Bộ phận cung cấp dữ liệu Bộ phận này có chức năng thu thập thông tin,điền và nộp các thông tin thông qua các biểu mẫu giám sát  Bộ phận xử lý dữ liệu Chức năng cuả bộ phận này là thiết kế, phân phối và tập hợp các biểu mẫu dùng cho giám sát đánh giá, sau đó tiến hành xử lý dữ liệu thu thập được thành những thông tin thích hợp và báo cáo  Bộ phận sử dụng dữ liệu Bộ phận này sẽ sử dụng dữ liệu và thông tin báo cáo để đánh giá, ra quyết định hoặc để quản lý 4 Lý do giám sát Cung cấp thông tin quản lý chính xác và đúng lúc để ra quyết định và kiểm soát  Số lượng và chất lượng cuả đầu ra  Nguồn nhân lực  Thời gian  Vật lực  Tài chính 5 GIÁM SÁT TIẾN TRÌNH DỰ ÁN: NỘI DUNG  Tiến trình dự án  Tiến trình thực tế và kế hoạch ?  Sự chậm trễ, nguyên nhân và những hành động điều chỉnh  Dự báo thời gian hoàn thành dự án  Kiểm soát chi phí  Thực chi thực tế và kế hoạch  Vượt (dưới mức) chi phí kế hoạch, nguyên nhân và các hành động điều chỉnh  Dự báo chi phí hoàn thành thực tế  Kiểm soát chất lượng và kết quả thực hiện  Chất lượng thực tế và kế hoạch, các đặc điểm và các tiêu chuẩn của công việc và kết quả  Các vấn đề về chất lượng, các nguyên nhân, những hành động đề nghị  Tiên liệu các vấn đề khác? Đề nghị các hành động điều chỉnh? Các thước đo để cải tiến hơn nữa kết quả thực hiện dự án 6 NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ?  Các nguồn lực : – Sự huy động – Việc sử dụng – Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi  Các hoạt động – Khối lượng các hoạt động dự án (với sự mô ta)û – Tiến trình các hoạt động (với các thời hạn của những điểm mốc chủ yếu) – Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi 7 NÊN GIÁM SÁT CÁI GÌ ?  Kết quả – Khối lượng và thời hạn của những kết quả cụ thể và kết quả cuối cùng (với sự mô tả) – Mục tiêu đã đạt được – Chất lượng và những đặc điểm – Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi  Những cái khác : – Kết quả thực hiện và những nổ lực của đội dự án – Các chỉ số thành quả của các mục tiêu dự án – Sự nhận thức và sự ủng hộ của các thành viên có liên quan – Những tác động tiềm ẩn và khả năng chống đỡ – Những vấn đề được tiên đoán và được theo dõi 8 TẦM QUAN TRỌNG CUẢ GIÁM SÁT  Bằng chứng thực hiện  Sự hiểu biết có tổ chức  Minh bạch  Chức năng phản hồi  Cố vấn chính sách  Điều phối 9 Chỉ báo như là một công cụ quản lý  Chỉ báo là “một biến số được dùng để đánh giá mức thay đổi cuả một hiện tượng hay một quy trình”  Chỉ báo là yếu tố chứa đựng tất cả những thông tin cần cung cấp cho công tác quản lý dưới dạng con số 10 CHỈ BÁO CÓ THỂ KIỂM CHỨNG KHÁCH QUAN (Objectively Verifiable Indicator – OVI)  OVI nên miêu tả một tình huống rõ ràng cuả mục tiêu muốn đạt được ở cuối một giai đoạn nhất định.  OVI được định nghiã tốt bao gồm các điểm sau: – Variable : thành tố được đo lường (Cái gì?) – Quantity : Tình trạng thực tế và tình trạng muốn đạt được (bao nhiêu?) – Target group : Những người bị tác động (Ai?) – Place : Nơi thu thập thông tin (Ở đâu?) – Period : Thời hạn có liên quan (Khi nào?)  OVI còn gọi là chỉ báo hoạch định 11 Chỉ báo “thông minh” (SMART Indicators) – Specific : Cụ thể, rõ ràng – Measurable : Có thể đo lường được – Achievable : Có thể đạt được/Thực tế – Relevant : Có liên quan/phù hợp – Time- bound : Có thời hạn 12 CHỈ Chỉ báo về kết quả hoạt động BÁO TRONG HOẠT Chỉ báo về phản ứng ĐỘNG GIÁM Chỉ báo trực tiếp và gián tiếp SÁT 13 LỰA CHỌN CHỈ BÁO Chỉ số đo lường phải : 1. Có giá trị (Valid) 2. Nhạy cảm (Sensitive) 3. Có thể đo lường được (Measurable) 4. Đơn giản (Simple) Để lựa chọn một chỉ số giám sát thích hợp,bạn nên thiết kế một bảng câu hỏi dành cho nhà quản lý mà nó nhấn mạnh một cách chính xác điều bạn muốn biết 14 CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP DỮ LIỆU  Tham quan thực địa  Thực hiện điều tra sử dụng những biểu mẫu giám sát thiết kế phù hợp  Các báo cáo tiến trình định kỳ (cả kết quả thực hiện kế hoạch và thực tế - báo cáo ngoại lệ)  Các cuộc họp : sử dụng biên bản cuả các cuộc họp đánh giá tiến trình thường kỳ  Các cuộc thảo luận không chính thức bằng ...