Bảo quản tài liệu điện tử: Vấn đề và giải pháp

Bảo quản tài liệu điện tử là quá trình bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử hướng tới việc làm sao cho tài liệu có thể được tìm thấy và tiếp cận trong suốt thời hạn lưu giữ đã quy định. Nhằm giúp các bạn hiểu hơn về vấn đề này, mời các bạn cùng tham khảo bài viết "Bảo quản tài liệu điện tử: Vấn đề và giải pháp" dưới đây.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bảo quản tài liệu điện tử: Vấn đề và giải phápBảoquảntàiliệuđiệntử:vấnđềvàgiảipháp Bảoquảntàiliệuđiệntử đangđặtranhữngtháchthứcmớivàcấpthiếtđốivớicácnhàlưutrữ.Để tàiliệuđượcsử dụngnhư là bằngchứngpháplýthìnộidung,bốicảnhvàcấutrúccủachúngnhữngthứ màtrongmôitrườngđiệntử tồntạiđộclậpvớiphươngtiệnmangtinphảiđượcbảotoàn.Dovậy,nếuchỉ bảoquảnriêngphươngtiệnmangtinsẽ làkhôngđủ.Trongmôitrườngtàiliệutrên nềngiấytruyềnthống,ngườitacóthể tậptrungnỗ lựcvàoviệcbảo quảnantoànphươngtiệnmangtinvậtlý(thườnglàgiấy)vìnộidung,cấutrúc,vàtrongmộtphạmvinhấtđịnh,bốicảnhcủatàiliệugắn liềnvớiphươngtiệnmangtinvậtlýđó.Bằngcáchđó,việcbảoquảntàiliệunhư làbằngchứngđãđượcbảođảm.Ngượclại,trongmôitrườngđiệntử,cácnhàlưutrữcóthểtậptrungcácnguồnlựcđángkểcho việc bảo quản phương tiện mang tin vật lý (băng từ, diskette,phươngtiệnquanghọcv.v...)màvẫncóthể thấtbạitrongviệcbảo quảntàiliệutheođúngnghĩacủanó. Cóthể nóirằng,cơ quan,tổ chứcsảnsinhratàiliệulưutrữ ởdạngđiệntử cóthể đượcbảoquảnmộtcáchhữuhiệuvàtiếtkiệmhơntrongbốicảnhcủachínhmôitrườngmáytínhcủahọ.Tấtnhiên,điềuđócầnphảiđượctiếnhànhtrêncơ sở cáctiêuchuẩndocácnhàlưutrữđặtravàdướisự giámsátmộtcáchhệ thốngcủacáccơ quanlưutrữ nhằmbảođảmrằngnhữngtiêuchuẩnđặtraphảiđượctuânthủ.Việcchấpnhậnmộtvaitròkhôngtrựctiếpbảoquảnhaybảo quảnphântánnhư vậysẽ chophépcáccơ quanlưutrữ tránhđượcnhữngvấnđề phứctạpvàcácchiphíchoviệcđầutư quálớnvàonhữngcôngnghệ liênquantớiviệcduytrìvàbảoquảntàiliệuđiệntử.Ngoàiravớicáchlàmnàycòngiúpđộingũnhânviêncủacáccơquanlưutrữcóthờigiantậptrungvàoviệcthựchiệnchứcnăngkiểmtra,giámsátvànhữngtráchnhiệmmớimàhọ phảiđảmnhiệmtrongmộtmôitrườngmới,môitrườngcủa“mộtlưutrữảo”phântán.Mặtkhác,giảipháploạinàyđòihỏiphảicósự nhậnthứcđầyđủ vềchứcnănglưutrữ trongphạmvicácbênthamgia.Việcthựchiện thànhcônggiảiphápđóphụ thuộcvàothiệnchícủacáccơ quan,tổchứccódànhsựưutiêncầnthiếtchocácyêucầuvềbảoquảntàiliệu, đầutưkinhphíchoviệcditrú/chuyểnđổinhữngtàiliệuđiệntửsang nhữngdạngthức(formats)thíchhợpvớinềncôngnghệ mới,đồngthờiđiềuchỉnhcáchệ thốngcủacơ quan,tổ chứcmìnhchophùhợpvớicácchuẩnmựcliênquantớicácnguyêntắcbảoquảncũngnhưvấnđềkhaithác,sửdụngtàiliệumàcơquanlưutrữđặtra.Nhưvậy,nhiệmvụ đặtralà,tàiliệucần đượcditrú/chuyểnđổisangcác phươngtiệnmangtinmớitrướckhiphươngtiệnhiệntạibịhuỷhoại haytrởnênlạchậu.Việckiểmtrađịnhkỳ cácphươngtiệnbảoquản nhằmpháthiệnbấtkỳdấuhiệuxuốngcấp,hưhạinàocũngnhưviệcxemxétđánhgiáthườngxuyênsự pháttriểncủacôngnghệ để nhậnbiếtcácdấuhiệulạchậulàrấtcầnthiếtđểquyếtđịnhkhinàothìtiếnhànhditrú/chuyểnđổitàiliệu.Mộttàiliệuđiệntử đượcbảoquảnantoànkhinótiếptụctồntại ởdạngchophépngườitacóthểtruynhậpvàmộtkhitruynhậpđượcthìnósẽ cungcấpbằngchứngxácthựcvàđángtincậyvềhoạtđộngđãtạoratàiliệu.Cónhiềutrườnghợpkhimàviệctiếptụcbảoquảntàiliệuđiệntử sẽ đòihỏiphảicónhữnggiảiphápcóthể làmsuygiảmđộtincậyvàtínhxácthựccủatàiliệuhoặccóthểảnhhưởngtớikhảnăngtiếpcậnkhaitháctàiliệu.Lưutrữ cầnxácđịnhrõkhinàothìnhữngtìnhhuốngnhưvậycóthể xảyravàkhuyếnnghị cáccơ quan,tổ chứcsảnsinhratàiliệuvề nhữngphươngánlựachọnthíchhợp chotàiliệutrongkhocủamìnhvàthựchiệnnhữngbướcđicầnthiếtđể bảođảmduytrìtínhxácthựcvàđộ tincậytiếpnốicủatàiliệu tronglưutrữ.Chodùlưutrữ cótrựctiếpbảoquảntạikhocủamìnhhaykhôngthì lưutrữcũngphảichịutráchnhiệmnêurõảnhhưởngcủacácphươngán lựa chọn sẵncó đối với việctiếp tục bảoquản vàquyết địnhphươngánnàolàphùhợp.Lưutrữcầnphảithựchiệntráchnhiệmnàymộtcáchtổngthể,thôngquaviệcbanhànhcácvănbảnhướngdẫnvềviệcbảoquảntàiliệuđiệntử vàcụ thể,thôngquaviệcxácđịnhcácvấnđềbảoquảnliênquantớimộthệthốngquảnlýtàiliệucụthểvà xácđịnhcácbướcđithíchhợp.Nếulưutrữchịutráchnhiệmvề việcbảoquảntàiliệuthìlưutrữ phảicónhữnghànhđộngbảoquảnthíchhợp.Nếunhư mộttổ chứckhácthựchiệnviệcbảoquảntàiliệuthìlưutrữcầnphảiđưarakhuyếnnghị về nhữnghànhđộngphùhợpvàtrợgiúptrongviệcthựcthichúng.Câuhỏivềnơibảoquảntàiliệulưu trữcầnđượcxemxéttrêncơsởxácđịnhxemcơquan,tổchứcnàocó khả năngbảoquảnvàtổ chứckhaithácsử ...