Bí quyết bảo mật thông tin trong doanh nghiệp

Thực tế và các nghiên cứu đã chứng minh rằng những thông tin liên quan đến bí quyết, bí mật kinh doanh quyết định sự sống còn của doanh nghiệp thường bị rò rỉ từ trong ra ngoài bởi nhân viên nhiều hơn là qua các hoạt động gián điệp hay tấn công trên mạng của đối thủ. Hãy tham khảo bài viết "Bí quyết bảo mật thông tin trong doanh nghiệp" để có kinh nghiệm trong đảm bảo các thông tin mật.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bí quyết bảo mật thông tin trong doanh nghiệpBí quyết bảo mật thông tin trong doanh nghiệp Thực tế và các nghiên cứu đã chứng minh rằng những thông tin liênquan đến bí quyết, bí mật kinh doanh quyết định sự sống còn của doanhnghiệp thường bị rò rỉ từ trong ra ngoài bởi nhân viên nhiều hơn là qua cáchoạt động gián điệp hay tấn công trên mạng của đối thủ. Chính những sai sót trong quản trị nhân sự doanh nghiệp đã khiến nhiềunhân viên vô tình hay cố ý trở thành những “lỗ thủng trên túi tiền của doanhnghiệp”. Hướng dẫn nhân viên quá sớm và quá ít Các doanh nghiệp thường rất ý thức trong việc bảo mật thông tin. Vì thế ởcác doanh nghiệp, nhân viên mới được tuyển vào làm việc thường phải tham dựcác buổi hướng dẫn về những điều nên và không nên làm tại cơ quan và có khiphải ký tên vào nhiều loại giấy cam kết như: không tiết lộ bí mật kinh doanh,không chiếm đoạt khách hàng hay kinh doanh cùng ngành nghề trong một thờigian nào đó sau khi thôi việc…Các thủ tục này là rất cần thiết. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường thực hiện các thủ tục vừa kể cùnglúc với các thủ tục hành chính khác ngay trong một hay hai buổi làm việc đầu tiêncủa nhân viên mới. Kết quả là nhân viên mới bị quá tải thông tin. Do phải ký quánhiều giấy tờ nên họ chỉ đọc qua loa rồi ký để hoàn tất thủ tục nhập việc. Trongtrường hợp đó làm sao họ có thể nhớ hết chi tiết những điều nên và không nên làmđể giữ bí mật thông tin cho công ty. Một sai sót phổ biến khác là những quy định về bảo vệ bí mật kinh doanhcủa doanh nghiệp thường chỉ được nêu đúng một lần vào ngày đầu làm việc. Nếucứ ra rả tuyên truyền về các vấn đề bảo mật đôi khi cũng gây phản tác dụng. Dù vậy doanh nghiệp nên định kỳ một năm hai ba lần giúp các nhân viênmới cũng như cũ nâng cao ý thức và cập nhật kiến thức về các vấn đề này. Nhiềutrường hợp nhân viên không cố ý nhưng do thiếu hiểu biết vì không được cập nhậtnhững kiến thức cần thiết nên đã vô tình tiết lộ bí mật kinh doanh của công ty. Vídụ với các sản phẩm kỹ thuật cao thì nhân viên tiếp thị cần biết đâu là giới hạn khimô tả sản phẩm cho khách để không vô tình tiết lộ những bí mật trong thiết kế. Không tin tưởng nhân viên Các doanh nghiệp thường nghĩ rằng hạn chế thông tin càng nhiều thì mấtcàng ít và đưa ra những quy định bảo mật kèm theo các khung hình phạt nếu thôngtin bị tiết lộ. Răn đe nhân viên kiểu này thường phản tác dụng vì họ sẽ cảm thấykhông được tin tưởng, không có chung một vị trí và quyền lợi như người chủ nêncũng sẽ không tự cảm thấy có trách nhiệm bảo vệ thông tin cho doanh nghiệp. Thực tế cũng cho thấy việc tỏ ra giấu diếm, không cho nhân viên biết đầyđủ những thông tin cần thiết liên quan đến việc họ đang làm sẽ càng tạo ra tâm lýtò mò, những lời rỉ tai đồn đoán gây nhiễu và thất thoát thông tin. Ngược lại, nếuchủ doanh nghiệp tạo ra được bầu không khí tôn trọng, tin tưởng lẫn nhau và minhbạch trong công ty sẽ giúp nhân viên cảm thấy mình là một phần của tập thể và tựcảm thấy trách nhiệm bảo mật cho công ty như là bảo vệ quyền lợi của chínhmình. Không thực hiện điều mình nói Một điều thường thấy là nhiều doanh nghiệp ra sức tuyên truyền việc bảovệ thông tin nhưng đồng thời lại có những hoạt động dò tìm và lấy cắp bí mật củadoanh nghiệp khác. Hay có những trường hợp giám đốc thì yêu cầu nhân viên phảikín miệng, bảo mật tuyệt đối nhưng bản thân lại đi tuyên bố vung vít những bíquyết vốn không phải là thành quả của riêng ông cho những “chiến hữu” trên bànnhậu hay với báo chí để tự nâng cao thành tích và uy tín cá nhân. Khi bản thânngười lãnh đạo không tôn trọng và bảo vệ thông tin thì làm sao đòi hỏi điều đó từnhân viên? Không nêu rõ chủ quyền Khi nhân viên là người trực tiếp tạo ra thông tin hay những bí quyết, bí mậttrong công việc, họ thường cảm thấy mình là chủ sở hữu và có toàn quyền vớinhững thông tin đó. Họ có thể đem kể với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp bên ngoàihoặc cũng có thể đem ý tưởng ra ngoài thực hiện riêng hay bán lại. Để tránh những điều này, doanh nghiệp nên có quy định rõ rằng tất cảnhững thông tin hay ý tưởng phát sinh từ công việc là thuộc quyền sở hữupháp lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có những khuyến khích về vậtchất và tinh thần để nhân viên tạo ra, thực hiện và bảo mật những ý tưởngmới trong công việc. Phạm vi bảo mật quá hẹp Doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến việc bảo mật cho các vấn đềliên quan trực tiếp đến lĩnh vực kinh doanh của mình mà bỏ quên các vấn đềgián tiếp nhưng cũng rất quan trọng. Ví dụ, các bí quyết thành công thườngđược bảo vệ rất kỹ nhưng những kinh nghiệm thất bại lại bị xem nhẹ. Bạnđừng quên rằng việc lấy được một kinh nghiệm thất bại có thể tiết kiệm chođối thủ được nhiều thời gian và chi phí so với một bí quyết thành công. Bảo mật với nhân viên thôi việc Đặt nặng việc bảo mật với nhân viên mới và đương nhiệm nhưng lại lơlà với người thôi việc là sai sót thường thấy ở một số doanh nghiệp. Người rađi đương nhiên cũng mang theo nhiều thông tin, bí mật, bí quyết đi theo. Vàthông thường người ra đi sẽ làm một công việc cùng lĩnh vực hay nguy hiểmhơn là làm cho một công ty cạnh tranh. ...