Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý: Phần 2 - Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh

Phần 2 của giáo trình "Hệ thống thông tin quản lý" tiếp tục cung cấp cho học viên những nội dung về: các quy tắc của thương mại thông minh - cơ sở dữ liệu và quản trị thông minh; ứng dụng doanh nghiệp; thương mại điện tử - thị trường số, hàng hóa số; xây dựng hệ thống thông tin;... Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý: Phần 2 - Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý CHƢƠNG 5. CÁC QUY TẮC CỦA THƢƠNG MẠI THÔNG MINH: CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ QUẢN TRỊ THÔNG MINH 5.1. Sắp xếp dữ liệu trong môi trƣờng tệp truyền thống 5.1.1. Hệ thống quản lý tệp truyền thống Hệ thống quản lý tệp truyền thống thƣờng đƣợc tổ chức riêng rẽ, phục vụ cho một mục đích của một đơn vị hoặc một đơn vị con trực thuộc cụ thể. Hệ thống quản lý tệp truyền thống cho phép ta tạo các tệp, truy cập và xử lý thông tin trong các tệp thông qua các chƣơng trình ứng dụng. Các phần mềm ứng dụng này đƣợc viết bằng các ngôn ngữ lập trình đa năng nhƣ PASCAL, C ... Ƣu điểm: - Việc xây dựng hệ thống các tệp tin riêng tại từng đơn vị quản lý ít tốn thời gian bởi khối lƣợng thông tin cần quản lý và khai thác là nhỏ, không đòi hỏi đầu tƣ vật chất và chất xám nhiều, do đó triển khai ứng dụng nhanh. - Thông tin đƣợc khai thác chỉ phục vụ mục đích hẹp nên khả năng đáp ứng nhanh chóng, kịp thời. Nhƣợc điểm: - Thông tin đƣợc tổ chức riêng rẽ ở nhiều nơi nên việc cập nhật dễ làm mất tính nhất quán dữ liệu. - Hệ thống thông tin đƣợc tổ chức thành các hệ thống file riêng lẻ nên thiếu sự chia sẻ thông tin giữa các nơi. - Có sự dƣ thừa dữ liệu rất lớn qua việc trùng lặp các tệp tin trong các ứng dụng khác nhau. - Không gian đĩa bị lãng phí, khó khăn trong việc bảo trì hệ thống. - Khó khăn trong việc truy xuất dữ liệu. Một ví dụ điển hình về sự trùng lặp dữ liệu nhƣ trong Hệ quản lý nguồn nhân lực bao gồm ba hệ chính: 1. Hệ lương: hệ này duy trì ngày công và lƣơng cho tất cả nhân viên. 2. Hệ nhân sự: hệ này duy trì lý lịch cá nhân, dữ liệu về tổ chức, công việc đào tạo và vị trí thăng tiến. 3. Hệ hưu: hệ này quản trị các qui tắc liên quan đến nghỉ hƣu, loại nghỉ hƣu. Chi tiết về hƣu của từng nhân viên. Vấn đề bất lợi là Hệ quản lý lƣơng thông thƣờng đƣợc quản lý bởi phòng Tài chính, trong khi Hệ quản lý nhân sự và Hệ quản lý hƣu đƣợc quản lý bởi phòng Tổ chức cán bộ. Rõ ràng, có nhiều dữ liệu về nhân viên là chung cho cả ba hệ. Thƣờng những hệ này thực hiện và lƣu trữ riêng biệt nên chúng tạo ra sự trùng lặp dữ liệu. Qua phân tích trên, chúng ta nhận thấy việc tổ chức dữ liệu theo hệ thống tệp hoàn toàn không phù hợp với những hệ thống thông tin lớn. Việc xây dựng một hệ 60 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý thống thông tin đảm bảo đƣợc tính nhất quán dữ liệu, đáp ứng đƣợc nhu cầu khai thác đồng thời của nhiều ngƣời là thực sự cần thiết. 5.1.2. Thiết kế tệp (file) dữ liệu File là một phần nhỏ của bộ nhớ thứ cấp (bộ nhớ ngoài) lƣu các bản ghi một cách độc lập. Một số phần mềm hệ thống cho phép lƣu một file ở một số mảng riêng biệt, nhƣng ngƣời dùng không cảm nhận đƣợc điều đó (hiện tượng này gọi là tính trong suốt). Trong những trƣờng hợp nhƣ vậy, việc lƣu file ở nhiều vị trí khác nhau đối với ngƣời sử dụng không có gì quan trọng, nhƣng lại đƣợc các nhà thiết kế đặc biệt quan tâm.  Các loại file - File dữ liệu: là file chứa dữ liệu nghiệp vụ liên quan đến mô hình dữ liệu logic và vật lý. File này luôn tồn tại, nhƣng nội dung thay đổi. Ví dụ file về khách hàng, về các đơn đặt hàng… - File lấy từ bảng: là danh sách các dữ liệu tham chiếu lấy từ các giá trị đúng của một hay một số file dữ liệu. Những file này thƣờng cố định và đƣợc thiết kế để lấy dữ liệu nhanh từ một số file cụ thể. - File giao dịch: là những file dữ liệu tạm thời phục vụ các hoạt động hàng ngày của một tổ chức. File này thƣờng đƣợc thiết kế phục vụ việc xử lý nhanh. - File làm việc: là file tạm thời để lƣu kết quả trung gian. File này tự động xoá đi mỗi khi không cần thiết. File này đƣợc thiết kế với mục đích dùng tức thời. - File bảo vệ: là file đƣợc thiết kế để lƣu trữ các file khác nhau có nguy cơ bị sai, hỏng trong quá trình làm việc. Các file này cho hình ảnh của file dữ liệu trƣớc và sau những hoạt động nhất định (công nghệ, xử lý, xoá) của hệ thống. - File lịch sử: là file chứa các dữ liệu cũ hiện không cần đƣợc sử dụng, nhƣng có thể vẫn cần thiết để phân tích hay làm một việc gì đó khi cần đến. File này đƣợc thiết kế nhằm sử dụng hiệu quả không gian nhớ, giảm kích thƣớc file sử dụng, tăng tốc độ xử lý. Việc tổ chức các loại file khác nhau không chỉ liên quan đến việc tổ chức lƣu trữ và khai thác dữ liệu, mà còn liên quan đến các hoạt động xử lý dữ liệu trong quá trình hoạt động của hệ thống. Về nguyên tắc, việc dùng càng ít file càng tốt. Tuy nhiên, việc đƣa vào các file là cần thiết cho việc đảm bảo an toàn dữ liệu (file sao lưu), tăng tốc độ truy nhập hay xử lý (file giao dịch, file lấy từ bảng, file làm việc ,…), giảm dung lƣợng bộ nhớ làm việc thƣờng xuyên (file lịch sử). 5.1.3. Sắp xếp dữ liệu (tổ chức file) Một cách tổ chức file là một kỹ thuật để sắp xếp vật lý các bản ghi của một file trên một thiết bị bộ nhớ ngoài. Tổ chức một file cụ thể cần tính đến các yếu tố sau: 1. Lấy dữ liệu nhanh. 2. Thông lƣợng các giao dịch xử lý lớn. 3. Sử dụng hiệu quả không gian bộ nhớ. 4. Tránh đƣợc sai sót và mất dữ liệu. 61 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý 5. Tối ƣu hoá nhu cầu tổ chức file. 6. Đáp ứng đƣợc nhu cầu tăng trƣởng của dữ liệu. 7. An toàn. Các tiêu chuẩn thƣờng có tính đối kháng nhau, việc lựa chọn các tiêu chính nào đều cần phải đảm bảo sự hợp lý và cân đối giữa các tiêu chuẩn đƣợc chọn. Việc chọn tiêu chuẩn nào và sử dụng chúng đến đâu cho việc thiết kế tuỳ thuộc vào kinh nghiệm của các nhà phân tích, các điều kiện cụ thể của tình huống đặt ra. - Tổ ...