HOẠCH ĐỊNH ( PLANNING )

Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
HOẠCH ĐỊNH ( PLANNING )1.HOẠCH ĐỊNH ( PLANNING )1.1 Định nghĩa:Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựachọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra những hành động cầnthiết nhằm đạt được mục tiêu.1.2 Lí do phải hoạch định: hoạch định có thể giúp các nhàquản trị phát hiện cơ hội mới, lường trước và né tránh đượcnhưng bất trắc trong tương lai, vạch ra những hành ddoonhjhữu hiệu, nhận thức rõ những rủi ro trong hoat động của tổchức, cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh, và đảmbảo tổ chức hoat động một cách có hiệu quả trong môitrường luôn thay đổi.1.3 Các nguyên lí cơ bản của hoạch địnhChức năng hoạch định đòi hỏi một quản trị viên khi quyếtđịnh đề ra một kế hoạch, thì nguyên lí đó phải chứa đựngbốn nguyên lí cơ bản là mục tiêu, biện pháp, nguồn lực, vàcách thức. Một kế hoạch đề ra mà thiếu một trong bốnnguyên lí nay thì kế hoạch đó không thể thực hiện được,hoặc nếu được thì cũng chỉ là kế hoạch “đầu voi, đuôi chuột”mà thôi.a) Mục tiêu: là đích nhắm tới trong tương lai mà quản trị viên hi vọng sẽ đạt được.- Ưu tiên của các mục tiêu: trong cương vi quản trị, thường quản trị viên phải đảm đương một lúc nhiêu hơn một hoặc hai mục tiêu tùy theo chức vụ. Do đó, điều quan trọng là phải sắp sếp thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu. Vì thứ tự ưu tiên là một quyết định liên hệ tới sự phán đoán của cá nhân nên rất khó để liệt kê. Tuy nhiên, dựa trên thời gian đáo hạn, chúng ta sắp sếp thứ tự ưu tiên trước sau.- Định thời gian đạt mục tiêu: các hoạt động của một tổ chức được quy về nhiều mục tiêu khác nhau, tùy theo mức định tời gian của mỗi mục tiêu. Thời gian là một chiều kích cần quan tâm khi xác định mục tiêu (mục tiêu ngắn han, dài hạn hay trung hạn) Do đó, thứ tự ưu tiên và thời gian có sự liên hệ mật thiết với nhau. Quản trị viên tùy theo cấp bậc và trách nhiệm cần quan tâm đến thời gian khi nhắm đến hiệu quả của mỗi mục tiêu, cũng như sự phối hợp về nhân sự khi thực hiện mục tiêu. - Những xung đột giữa các mục tiêu: hoat động của một tổ chức gắn liền với các mục tiêu định sẵn. Các mục tiêu này liên hệ với nhiều người và nhiều nhóm khác nhau. Những người và những nhóm này đều nhắm đến quyền lợi riêng của mình. Những đòi hỏi của những người và nhóm này rất dể đem đến xung đột trong tiến trình thực hiện mục tiêu. Do đó, quản trị viên không những phải năng động mà còn cần quan tâm đến giá trị thực tiễn của mổi công việc, cũng như cong ich chung mà công ích xã hội và tổ chức là quan trong hơn cả. - Đo lường mục tiêu: mục tiêu phải dễ hiệu và được cháp nhận đối với những thành phần giúp đạt mục tiêu. Do đó, một mục tiêu càng rõ ràng, cụ thể va có thể đo lường được kết quả thương sẽ đạt được hiệu quả cao trong khi thực hiện. Giáo sư Peter Drucker khẳng định rằng một mục tiêu được gọi là chuẩn, cần có 8 yếu tố là: + Có giá trị thị trường + Có sự mới mẻ + Hàm chứa năng suất cao + Phù hợp với khả năng tài chính và nhân lực + Có lợi nhuận + Phù hợp với hiệu năng và trách nhiệm của quảntrị viên + Phù hợp với hiệu năng và sở thích của nhân công + Có trách nhiệm xã hội b) Biện pháp: Đây là yếu tố chủ yếu quyết định sự thành bại của mục tiêu. Biện pháp là cách đưa ra các hành động, hoạch định phương cách hành động là chiến lược hay chiến thuật. Các chương trình hành ddoonhj phải được thiết lập ở mọi cấp bậc trong tổ chức. Các quản trị viên cấp cao phải đối thoại và quy định nhiệm vụ cho các quản trị viên cấp dưới một cach minh bạch để việc điều động nhân sự, tài chính, sản xuất, thương mại và nghiên cứu được tiên hành một cách hiêu quả. c) Nguồn lực: là bao gồm nhân lực, vật chất, tài chính va thông tin. Các quản trị viên cần tính chi tiết nhưỡng nguồn lực dùng trong mục tiêu. d) Cách thức: là cách thực hiện kế hoạch. Thực hiện là cốt lõi của kế hoạch.2. CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH 2.1 Hoạch định chiến lược ( Strategic planning ) Hoạch định chiến lược là hoạch định mang tính dài hạn, hoạch định tương lai của một tổ chức. Các bước của hoạch định chiến lược là: - Xây dựng sứ mệnh và tấm nhìn - Phân tích môi trương bên trong và bên ngoài - Hình thành các mục tiêu chung - Tạo lập và chọn lựa các chiến lược - Phân bổ các nguồn lực để đat mục tiêu a) Sứ mệnh và Tầm nhìn - Sứ mệnh (mission): là mục đích và lí do tổ chức tồn tại. Sứmệnh của một tổ chức là trả lời cho các câu hỏi: chúng ta kinhdoanh cái gì?, chúng ta là ai?, chúng ta quan tam đến cai gì?, vàchúng ta định làm gì? - Tầm nhìn (vission): Trình bày những khát vọng, những giá trịmong đợi và mục đích nền tảng của tổ chức tạo nên sự lôi cuốn,nhiệt huyết và tâm trí của các thành viên trong tổ chức. Tầm nhìncòn được gọi là viễn cảnh. Sứ mệnh có thể thay đổi theo thời gian để phù hợp với cácyêu cầu cụ thể, còn tầm nhìn có tính bên vững hơn. b) Mục tiêu chung là những điều mà tổ chức cam kết đạtđược, có thể được diễn đạt cả định tính và định lượng. c) Chiến lược là nhóm các hành động chủ yếu được lựa chọnvà thực thi để đạt được mục tiêu của tổ chức, vì vậy quyệt địnhvị trí của tổ chức so với đối thủ cạnh tranh. Một quản trị viêncần phải xây dựng chiến lược độc đáo với khách hàng và chiếnlược khác biệt với đối thủ cạnh tranh. d) Phân bổ các nguồn lực: - Phân bổ tiền bạc, con người. cơ sở vật chất, thiết bị và các nguồn lực khác cho các chức năng va công việc. - Đánh giá ngân sách. - Thu hẹp quy mô. - S ...