Quản lý thông tin hay Nghệ thuật chắt lọc giá trị từ những nguồn thông tin khổng lồ

Hàng ngày, có biết bao luồng thông tin mạnh mẽ và dồn dập đưa vô vàn các dữ liệu vào máy tính, điện thoại và bàn làm việc của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Trong khối lượng thông tin khổng lồ đó có thể chứa đựng những bí quyết giúp đem lại ưu thế cạnh tranh, nhưng đồng thời cũng có thể đem lại những bước đi sai lầm nếu sa đà vào những dữ liệu chẳng có liên quan mà đánh mất đi những chi tiết quý giá. Trước tình hình như vậy, một điều trở nên...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản lý thông tin hay Nghệ thuật chắt lọc giá trị từ những nguồn thông tin khổng lồ Quản lý thông tin hay Nghệ thuật chắt lọc giá trị từ những nguồn thông tin khổng lồ Hàng ngày, có biết bao luồng thông tin mạnh mẽ và dồn dập đưa vô vàn các dữ liệu vào máy tính, điện thoại và bàn làm việc của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Trong khối lượng thông tin khổng lồ đó có thể chứa đựng những bí quyết giúp đem lại ưu thế cạnh tranh, nhưng đồng thời cũng có thể đem lại những bước đi sai lầm nếu sa đà vào những dữ liệu chẳng có liên quan mà đánh mất đi những chi tiết quý giá. Trước tình hình như vậy, một điều trở nên tuyệt đối quan trọng để duy trì sức cạnh tranh trên thị trường là phải tìm cách quản lý được thông tin hiệu quả, từ khi nó bắt đầu thâm nhập, cho tới khi nó được dùng để thực hiện. B. Foster, Giám đốc phụ trách về các Hệ thống kinh doanh và thương mại điện tử của hãng Alean Inc, Montreal, nhận định: “Những công ty nào thông thạo nhất trong việc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ của mình sẽ là những doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh.” Quản lý thông tin: doanh nghiệp được gì? Một trong những tác dụng lớn nhất của việc quản lý tốt thông tin trong kinh doanh là giúp giảm được phí tổn, kể cả trước mắt cũng như lâu dài. Trong lĩnh vực sản xuất có 2 ngành gặt hái được nhiều lợi ích, đó là hậu cần và mua sắm. Ví dụ, Alean là Hãng hàng năm thu gom và tái chế trên 20 tỷ lon nhôm, một số năm gần đây đã tăng được số lượng lon thu gom và tái chế lên gấp 3, trong khi không cần phải tăng số lượng công nhân. Foster cho biết, sở dĩ hãng đạt được thành tích như vậy là nhờ cải tiến các quy trình kinh doanh và sử dụng công nghệ đúng đắn. Dựa vào các công cụ Web, hãng đã tạo một Web site trên Internet phục vụ cho việc hợp tác, nhờ đó các nhà cung cấp hậu cần và các nhân viên hậu cần của hãng có thể truyền thông tin hiệu quả hơn; thông tin liên tục được cập nhật liên quan đến quá trình vận chuyển, tái chế và cung cấp lon nhôm. Foster tiết lộ rằng hãng còn dự định tiến xa hơn bằng cách đề ra một quy trình thanh toán mới, trong đó mọi người không cần phải nộp hoá đơn vận chuyển. Do nắm được giá cả và mức thuế vận chuyển nên việc thanh toán sẽ được thực hiện tự động. Alean cũng xây dựng được một cơ sở dữ liệu cho việc chuyên chở hàng, nhờ vậy các nhóm hậu cần có thể sử dụng nó để giảm bớt số lượng xe chuyên chở và duy trì mức thuế thấp. Foster cho biết: “Việc quản lý thông tin sẽ hiệu quả nhất khi có sự cộng tác chặt chẽ giữa những nhà hoạt động kinh doanh và các chuyên gia công nghệ thông tin để cùng nhau phấn đấu cho mục tiêu chung của tổ chức”. Charles Peters, Phó Chủ tịch Hãng Emerson cho biết lĩnh vực hậu cần của hãng cũng tiết kiệm được nhiều nhờ quản lý tốt thông tin. Năm 2002, Hãng đã thực hiện việc quản lý tập trung công tác hậu cần mà trước đây để cho 50 bộ phận tự tiến hành. Theo phương pháp cũ, mạng lưới vận tải bị phân tán, với hàng nghìn điểm xuất phát và điểm đến, gây ra lãng phí rất lớn. Cách tiếp cận mới cho phép các bộ phận chia sẻ thông tin với nhau một cách tức thời (Real time) về nhu cầu hậu cần. Vì vậy, mọi hoạt động đã được liên kết với nhau trong một hệ thống quản lý chung. Peters cho biết cho tới nay, nhờ có Hub System (Hệ thống trung tâm), mà Emerson đã tiết kiệm được khoảng 20 triệu USD và có triển vọng tiết kiệm được toàn bộ là 150 triệu USD. Ngoài ra, 5 năm qua Emerson còn tiết kiệm được trên 100 triệu USD nhờ hợp nhất được các khâu mua vật liệu, dựa vào Mạng Thông tin Vật liệu (MIN) của hãng (MIN là một cơ sở dữ liệu, giúp hợp nhất được việc mua vật liệu từ trên 1.000 địa phương theo định dạng chung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và phân tích. Nhờ sự giúp đỡ của MIN, các nhóm quản lý hàng hoá theo kiểu tập trung của Emerson có thể cộng tác được với các nhà cung ứng theo quan hệ liên bộ phận). Peters cho biết, đây là lần đầu tiên hãng có khả năng quản lý được thực sự và hữu hiệu cơ sở cung ứng ở quy mô toàn công ty. Không chỉ các hãng lớn như Emerson hay Alean là cần thực hiện tốt công tác quản lý thông tin để duy trì sức cạnh tranh, mà cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng phải thực hiện như vậy. John Hayer, Giám đốc điều hành phụ trách về thông tin (CIO) cho Forexco, là người đã lĩnh hội được điều đó. Hiện nay, Hayer đang hợp tác với hãng Oracle để nâng cấp các hệ thống công nghệ thông tin. Ông cho biết: “Thị trường bây giờ trở nên rất phức tạp và với hàng đống thông tin thu được đã khiến công ty gặp rất nhiều khó khăn để truy cập, trong khi cần phải nhanh chóng có những quyết định đúng đắn. Chiến lược của Công ty là chuyển toàn bộ thông tin đó vào một môi trường tích hợp, trong đó Công ty có thể thiết lập được mối quan hệ giữa các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp cho việc phân tích được dễ dàng hơn”. Hayer dự kiến sẽ sử dụng các thiết bị đầu cuối ở trong công ty để cung cấp thông tin liên quan đến công việc. Biện pháp này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc, vì mỗi một cánh cửa và cửa sổ do Công ty sản xuất được đều được làm theo mẫu đặt hàng. Việc dùng thiết bị điện tử để cung cấp thông tin sẽ giúp giảm được sai sót và dễ dàng hơn trong việc đạt các đặc trưng chính xác. Quản lý thông tin như thế nào? B Foster cho biết khi lựa chọn các công cụ quản lý thông tin, hãng chú trọng vào việc làm sao để công nghệ thật phù hợp với các quy trình hoạt động của mình. Mạng nội bộ (Intranet) của Alean là một phương tiện quan trọng và không đắt lắm, phục vụ cho việc phổ biến thông tin, và hiện tại nó đang được nâng cấp để chứa những cổng có khả năng thích ứng được hơn với từng nhóm hoạt động. Foster nói: “Chúng tôi cố gắng để chỉ đầu tư thấp cho công nghệ thông tin và chỉ chú trọng vào một số ít công cụ”. Ở nơi tiếp nhận thông tin, Hãng sử dụng công nghệ cơ sở dữ liệu để kết hợp các thông tin đến, sau đó áp dụng chương trình Cogno để phân tích và đưa ra quyết ...