Quản trị bằng JD

Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc hệ thống hóa các JD sẽ thấy JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức, và vai trò của JD không chỉ dừng lại ở đó mà nó còn có ý nghĩa trong việc quản trị tổ chức. Bài viết này giới thiệu một số vấn đề liên quan đến chức năng quản trị của JD. JD, JS và cấu trúc của JD Theo định nghĩa của Wikipedia, JD là một bảng kê có hệ thống các chức...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Quản trị bằng JD Quản trị bằng JDTuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc hệthống hóa các JD sẽ thấy JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu củatổ chức, và vai trò của JD không chỉ dừng lại ở đó mà nó còn có ý nghĩa trong việcquản trị tổ chức.Bài viết này giới thiệu một số vấn đề liên quan đến chức năng quản trị của JD.JD, JS và cấu trúc của JDTheo định nghĩa của Wikipedia, JD là một bảng kê có hệ thống các chức năng,nhiệm vụ của một vị trí nào đó trong tổ chức với việc được trao các quyền hạnnhất định nhằm giải quyết một hoặc một số chức năng, hoàn thành những nhiệmvụ, mục tiêu nào đó của tổ chức trong cả ngắn hạn và dài hạn.Cao hơn, với cách tiếp cận dưới góc độ quản trị tổ chức thì sự tồn tại của bất cứ JDnào trong tổ chức không chỉ dừng lại ở việc mô tả công việc của vị trí đó mà nócòn là cơ sở để xác định tính cần thiết, phù hợp của vị trí đó trong cấu trúc, sơ đồtổ chức.Một phần quan trọng khác của JD là JS (job specification). Đây chính là hệ thốngcác yêu cầu, đòi hỏi về tiêu chuẩn, điều kiện của từng vị trí để hoàn thành cácchức năng, nhiệm vụ được mô tả.Việc hệ thống hóa các JS giúp người quản trị tổ chức thấy được các vị trí trong tổchức muốn hoàn thành được nhiệm vụ theo mô tả thì cần phải đáp ứng được cáctiêu chuẩn, điều kiện gì. Các tiêu chuẩn này bao gồm trình độ học vấn, kỹ năng,khả năng, kinh nghiệm, sức khỏe, thái độ, hành vi… được chuẩn hóa cho từng vịtrí.Để giải quyết nhiệm vụ quản trị tổ chức, mỗi l ãnh đạo có mục tiêu, nhiệm vụ, hoạtđộng khác nhau lại xây dựng JD theo cấu trúc riêng. Tuy nhiên, bất kỳ JD nàocũng phải hàm chứa các nội dung cơ bản sau:(i) Phần thông tin về vị trí: cho biết sự tồn tại, hiện diện của vị trí n ào đó, qua đócũng cho thấy thứ bậc và chế độ phải báo cáo cho cấp nào, vị trí nào trong tổ chức;(ii) Phần trách nhiệm, nhiệm vụ: làm rõ vị trí đó phải có nhiệm vụ gì, phải hoànthành các công việc, nhóm công việc nào, trong thời gian bao lâu. Bên cạnh đó,phần này còn chỉ rõ việc thực hiện phải tuân theo các quy định, quy trình tácnghiệp nào;(iii) Phần quyền hạn: để hoàn thành nhiệm vụ được giao, tổ chức sẽ phải trao cácquyền hạn cơ bản gì trong quá trình thực thi nhiệm vụ;(iv) Phần mối quan hệ công tác: chỉ ra việc cán bộ, nhân viên đó có những mốiquan hệ công tác nào (bên ngoài và trong nội bộ) để biết mình sẽ phải làm việc vớiai, cấp nào trong quá trình thực thi nhiệm vụ;(v) Phần chỉ tiêu công việc: đưa ra các chỉ tiêu công việc cơ bản phải hoàn thành,đây cũng là cơ sở để đánh giá và là mục tiêu phấn đấu trong khi làm nhiệm vụ;(vi) Phần cuối cùng, cũng là phần quan trọng thứ hai trong JD là các tiêu chuẩncho vị trí.JD dưới góc độ quản trị tổ chứcHệ thống JD cho phép người quản trị tổ chức hoạch định công tác quản trị chungcủa cả tổ chức và của từng đơn vị trong tổ chức.Với JD, người quản trị tổ chức sẽ hiểu đ ược cấu trúc, sơ đồ của tổ chức mà mìnhxây dựng đã giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu chưa? Những người đượcbố trí vào từng vị trí đã phù hợp chưa? Từ đó người quản trị có thể phát hiệnnhững bất hợp lý từ sơ đồ tổ chức, từ chính việc bố trí các vị trí bất hợp lý để từ đóthiết kế lại công việc, sắp xếp lại nhân sự để tổ chức hoạt động hiệu quả h ơn.Có nhiều cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, một trong những c ơ sởquan trọng nhất là chất lượng nhân sự và chính sách đối với nhân sự trong tổ chức.Để có chất lượng nhân sự tốt thì công tác tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện phải tốt.Và JD là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân sự. Lương,thưởng, các chế độ phúc lợi là một trong những vấn đề quan trọng trong chínhsách nhân sự của tổ chức. Chế độ l ương thưởng nếu chỉ nằm ở thang, bảng lươngcủa tổ chức cũng ảnh hưởng đến việc ổn định tổ chức.Thông qua JD, nhà quản trị sẽ biết từng vị trí ở thang bậc lương nào, có dải lươngvà phúc lợi ra sao, đối chiếu với các tổ chức tương tự khác thì ở mức cao, thấphoặc trung bình? Qua đó xây dựng chính sách nhân sự nói chung, chính sáchlương và phúc lợi phù hợp cho tổ chức trong từng thời kỳ và quan trọng là đảmbảo sự công bằng giữa công việc và phúc lợi cho các vị trí. Hơn nữa, hệ thống hóaJD sẽ cho phép nhà quản trị hoạch định đ ược nguồn nhân lực thông qua việc phântích công việc. ...