Tối ưu hóa hệ thống ERP

Tối ưu hóa hệ thống ERPKhi kết quả không như mong muốn Theo bản nghiên cứu kết quả triển khai ERP năm 2008 của hãng tư vấn Panorama, tuy có nhiều dấu hiệu tích cực như: • 65% DN có thể xác định những lợi ích thu được từ hệ thống mới của họ, bao gồm tăng hiệu năng hoạt động, cải thiện các quy trình sản xuất kinh doanh sau khi golive (khởi động) • Lãnh đạo của hơn 70% DN cảm thấy hài lòng với hiệu quả mà các dự án ERP mang lại...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Tối ưu hóa hệ thống ERP Tối ưu hóa hệ thống ERP Khi kết quả không như mong muốn Theo bản nghiên cứu kết quả triển khai ERP năm 2008 của hãng tư vấnPanorama, tuy có nhiều dấu hiệu tích cực như: • 65% DN có thể xác định những lợi ích thu được từ hệ thống mới của họ, baogồm tăng hiệu năng hoạt động, cải thiện các quy trình sản xuất kinh doanh sau khi go-live (khởi động) • Lãnh đạo của hơn 70% DN cảm thấy hài lòng với hiệu quả mà các dự án ERPmang lại • Đội ngũ nhân viên tác nghiệp của 67% DN hài lòng với ERP Nhưng ngược lại, nhiều dự án ERP cho thấy những kết quả không như mongmuốn (xem hình): • 57% các dự án ERP triển khai vượt ngân sách (trong khoảng từ 5% đến 125%so với ngân sách dự kiến) • 54% DN cho biết các hoạt động sản xuất kinh doanh của họ chịu ảnh hưởng(đình trệ, hoặc tồi tệ hơn là ngừng hoạt động) khi go-live hệ thống • Trên 40 các dự án ERP triển khai kéo dài hơn thời gian dự kiến (trong khoảngtừ 5% đến 100% so với kế hoạch đề ra ) Kiểm soát quá trình sau triển khai Hầu hết mọi người thường nghĩ rằng quá trình triển khai ERP kết thúc ở bướcgo-live hệ thống. Nhưng xin khẳng định một điều: thời điểm sau khi hệ thống go-livemới là thời điểm chính quyết định sự thành bại của dự án. Rất nhiều DN đã chủ quan dẫn đến thất bại trong việc kiểm soát quá trình sautriển khai, đồng nghĩa với việc không thể nhận thấy (hoặc rất mơ hồ) những lợi ích màhệ thống ERP thực sự mang lại. Với những trường hợp này, cần thiết phải có nhữngthay đổi và điều chỉnh thích hợp để tối ưu hóa hiệu năng hoạt động của hệ thống cũngnhư cải thiện vai trò hỗ trợ của nó với các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Quá trình kiểm soát sau triển khai nên tập trung vào 3 vấn đề cốt lõi sau: 1. Đo lường hiệu năng khi go-live hệ thống Điều kiện lý tưởng trước khi lựa chọn và triển khai một hệ thống ERP là khimọi hoạt động sản xuất kinh doanh của DN đang trong tình trạng ổn định. Cách duynhất để đánh giá mức độ hiệu quả mà ERP mang lại là đo lường hiệu năng hoạt độngcủa DN trước và sau khi go-live hệ thống. Điều này sẽ giúp Ban quản lý dự án của DN cũng như đơn vị triển khai xácđịnh được những mảng hoạt động nào của DN dưới mức hiệu năng thông thường để cócác phương án điều chỉnh phù hợp. 2. Tiếp tục đào tạo Bất kể DN đã từng đào tạo đội ngũ nhân viên tốt thế nào trước đó thì ngay sauthời điểm go-live hệ thống, DN cần triển khai tiếp các khóa đào tạo nhằm tối thiểu hóamức độ giảm sút năng suất làm việc. Điều này sẽ giúp DN tối ưu hóa hiệu quả trongdài hạn. 3. Xác định các quy trình tác nghiệp cần cải thiện DN đã triển khai ERP không có nghĩa là tất cả mọi quy trình tác nghiệp tại cácphòng ban đều hoàn hảo. Đôi khi vẫn có những quy trình bất hợp lý và cần được táicấu trúc một lần nữa. Ban quản lý dự án cần làm việc với các nhân viên tác nghiệp trựctiếp để xác định các “nút gãy” (pain points) trong quy trình cũng như nguyên nhân gâyra để có thể có những thay đổi hợp lý và hiệu quả hơn. Khai thác tối ưu hệ thống đang vận hành Rất nhiều DN khi không hài lòng với hệ thống ERP hiện tại thường nảy sinh tưtưởng mua giải pháp mới. Thay vì mất công chuyển đổi, trước khi quyết định, DN nênlàm rõ một số vấn đề: 1. DN đã sử dụng hết tất cả các chức năng của hệ thống chưa? 2. DN đã nâng cấp phiên bản mới nhất của hệ thống chưa? 3. Đội ngũ nhân viên tác nghiệp có hiểu rõ cách sử dụng hệ thống không? 4. Các quy trình tác nghiệp trong DN (mua hàng, bán hàng, các nghiệp vụ kếtoán…) có được xác định rõ ràng không? 5. Trong DN có bộ phận nào (nhân viên hoặc cấp quản lý, lãnh đạo) không hàilòng/chống đối hệ thống không? 6. Quy trình tác nghiệp trong DN có thể được cải thiện tốt hơn nữa không? 7. Bạn có nghĩ quy mô DN của mình phát triển quá nhanh, vượt khỏi khả năngđáp ứng của hệ thống hiện tại không? 8. Liệu DN có sẵn sàng đầu tư các nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực,tiền…) để có một hệ thống mới không? Nếu câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trên đều là “Có”, điều đó có nghĩa đã đếnlúc DN cần một hệ thống mới để thay thế cho hệ thống hiện tại. Tuy nhiên, chỉ cần ítnhất một câu trả lời “Không” thì DN hoàn toàn có cơ hội cải thiện hiệu năng hoạt độngcủa hệ thống hiện tại với một kế hoạch hợp lý căn cứ trên “4 bước tối ưu hóa hệ thốngERP (xem bảng). Khi thực hiện 4 bước này, DN sẽ nhận thấy có những tính năng củahệ thống chưa được khai thác triệt để, những lợi ích chưa được tận dụng hết. Và DNhoàn toàn có thể tối ưu hóa hệ thống hiện tại với mức chi phí (thời gian, tiền, nhânlực…) ít hơn nhiều so với quyết định thay thế một hệ thống hoàn toàn mới. Kết luận ERP là một quá trình tiếp diễn liên tục, nó không hoàn toàn kết thúc sau bướcgo-live hệ thống. DN cần kiểm soát chặt chẽ và so sánh hiệu năng hoạt động của hệthống mới so với các tiêu chuẩn chung của hệ thống hoạt động trong cùng ngành, cũnglĩnh vực. Làm tốt những bước này, DN có thể xác định được hệ thống của mình đanghoạt động ra sao? hiệu quả thế nào?... Câu hỏi đặt ra: sau nhiều năm vận hành, thời điểm hợp lý để nâng cấp hoặctriển khai một hệ thống mới thay thế? Hãy kiểm soát chặt và phân tích chi tiết vềnghiệp vụ cũng như kỹ thuật sẽ giúp DN xác định được đã tối ưu hóa các lợi ích thuđược hay chưa. Một kế hoạch hiệu quả giúp triển khai dự án ERP đúng trong khoảngngân sách và thời gian dự kiến đồng thời giúp DN thu được tối đa các lợi ích từ hệthống đã triển khai. 4 BƯỚC GIÚP TỐI ƯU HÓA HỆ THỐNG ERP 1. Xác định và sắp xếp mức độ ưu tiên giải quyết các vấn đề liên quan đến hệthống hiện tại, cả về mặt kỹ thuật cũng như nghiệp vụ. DN cần rà soát tình hình hoạt động của hệ thống hiện tại thông qua thu thập ýkiến từ đội ngũ nhân viên t ...