Bản mô tả công việc Nhân Viên Thư ký văn phòng chuyên văn thư pháp lý

1.Thư ký ghi chép và biên soạn nội dung cho ban GĐ về đối ngoại và hành chính2. Có khả năng giúp đỡ cho lãnh đạo: sắp xếp hồ sơ, văn thư, truyền đạt yêu cầu xuống phòng ban,..3.Nắm bắt nhanh tình hình hoạt động và tổng hợp thông tin, lặp báo cáo và đánh giá từng phòng ban trong cộng ty.4.Đại diện BGD trả lời thông tin cho báo chí, truyền hình và cơ quan hửu quan, nghe điện thoại, trả lời mail và thông tin trên website....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Bản mô tả công việc Nhân Viên Thư ký văn phòng chuyên văn thư pháp lýTên cơ quan: Viện Máy Tính www.vienmaytinh.org TD_V10 BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Nhân Viên Thư ký văn phòng chuyên văn thư pháp lýChức danh công việc: Thư ký Kinh doanhPhòng/ban: HÀNH CHÍNHMỤC ĐÍCH CỦA CÔNG VIỆC 1. ThưkýghichépvàbiênsoạnnộidungchobanGĐvềđốingoạivàhànhchính 2. Có khả nănggiúp đỡ cholãnh đạo:sắpxếphồ sơ,vănthư,truyền đạtyêucầuxuống phòngban,.. 3. Nắmbắtnhanhtìnhhìnhhoạt độngvà tổnghợpthôngtin,lặpbáocáovà đánhgiá từng phòngbantrongcộngty. 4. ĐạidiệnBGDtrả lờithôngtinchobáochí,truyềnhìnhvà cơ quanhửuquan,nghe điện thoại,trảlờimailvàthôngtintrênwebsite. 5. Đềrabiệnphápcảicáchhànhchínhvàbiểumẫumangtínhpháplýcólợichocôngty. 6. Kiểmtrathôngtinđầura/vàođốivớitấtcảcácloạivănbản,truyềnmiệngvàcảtrênđiện tử. 7. Tư vấnluậthợptác, đầutư,khiếunạivề cácvấn đề cóliênquan đếnngànhthươngmại, giáodục.Tìmkiếmnguồnhổtrợchocácdự ánvề HọcViệnCNTT,xuấtbảnsách điệntử vàhợptácđàotạo.CÁC TRÁCH NHIỆM CHÍNH1.Tiếp nhận yêu cầu từ BGĐ, trưởng phòng, xử lý thông tin, đáp ứng các yêu cầu dưới dạngthông tin và văn bản. a. Thực hiện và thiết lập tài liệu, tiếp nhận các yêu cầu của người điều hành, truyền đạt lại cho bộ phận có liên quan, báo cáo nhắc việc, phản hồi thông tin giữa các cấp quản lý, đơn vị, bộ phận trong VIỆN. b. Ghi chép, lưu trữ thông tin của các cu ộc h ọp, lưu trữ h ồ s ơ m ật, ki ểm văn b ản, b ảo thi ết kế dưới góc độ nhân viên pháp chế. c. Tổ chức phổ biến và hướng dẫn, giám sát các công việc của các bộ phận trực thuộc Ban Quản Lý trong phạm vi Viện Máy Tính Việt Nam.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, và quản lý thông tin nội bộ trong VIỆN, thông tin đến page 1Copyright © 2008 Vien May Tinh. All Rights ReservedTên cơ quan: Viện Máy Tính www.vienmaytinh.org TD_V10và đi VIỆN MÁY TÍNH VIỆT NAM Địa chỉ:178-180 Hoàng Văn Thụ, P.9 Q.PN HCM Điện thoại: 08 38442008 Fax: 08 38446439 Email: info@vienmaytinh.org Website: www.vienmaytinh.org b. Soạn thảo các tài liệu theo yêu cầu và kiểm duyệt lần cuối trước khi trình lãnh đạo VIỆN. c.Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu của Giám Đốc, s ắp x ếp và phân lo ại chúng theo cách thức có lợi. d. Trả lời điện thoại, fax, thư tín,email… ra vào, được thay mặt Giám Đốc nghe trong lúc vắng mặt.3. Thuyết trình tham dự hội thảo, thư ký hội thảo và tổ chức mời phóng viên, nhà báo. a. Tổ chức lập kế hoạch tham dự hội thảo, chuyên đề, s ự ki ện, nh ắc nh ỡ l ịch tham d ự cho Giám Đốc. b.Tham dự và thuyết trình các chuyên đề mang tính thiết thực, PR hình ảnh công ty . c. Chuẩn bị văn bản, sắp xếp cho BGĐ k ý kết văn bản, hướng dẫn cho đối tác thực hiện các quyền lợi, ghi nhận thông tin và ý kiến phản hồi. d. Tổ chức hình ảnh, viết bài và gởi về ban biên tập hoặc ph ản h ồi thông tin cho đ ối tác v ề các vấn đề có liên quan đến công ty.5. Chủ trì và tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín, thương hiệu của VIỆN. a. Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tại VIỆN. b. Tiếp nhận yêu cầu và chuyển đến Ban lãnh đạo/các bộ phận giải quyết. Trực tiếp phối hợp giải quyết công việc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo. c. Thực hiện cho Giám đốc và phối hợp với bộ phận chuy ên môn xây dựng các văn bản tài liệu giới thiệu VIỆN và phối hợp tổ chức các chương trình, sự kiện quảng bá hình ảnh VIỆN. d. Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan nhà nước. Tham mưu Giám đốc và theo dõi, thực hiện các thủ tục, làm việc với các đối tác, khách hàng…6. Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu: a. Tham gia các hội nghị, họp, thảo luận của VIỆN. b. Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo hoạt động theo quy định và yêu cầu. c. Tham gia thực hiện các công việc, dự án khác theo chỉ đạo.KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CẦN ĐẠT ĐƯỢC 1. Hệ thống thông tin liên lạc, thông tin quản lý trong nội bộ VIỆN được quản lý, vận hành đúng quy trình, quy định, thông suốt. 2. Lịch làm việc của Giám Đốc phải được lên trước 1 tháng và b ảo đ ảm đ ược x ử lý thông suốt, trả lời thắc mắc, xử lý thông tin trong ngày . Chuẩn bị chu đáo các dự án và không bỏ qua 1 cơ hội nào có thể được tận dụng. ...