CHUẨN BỊ CHO ĐÀM PHÁN

Sự chuẩn bị trước rất cần thiết để đàm phán thành công. Các đối tác bước vào bàn làm việc với những thuận lợi riêng. Ví dụ, trong mối quan hệ người mua-người bán điển hình, người bán nắm thông tin cụ thể về giá sản xuất hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ. Người mua có cơ hội tiếp cận nhiều giá cạnh tranh và thông tin về điểm mạnh và điểm yếu của hàng hoá hoặc dịch vụ của bên bán...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
CHUẨN BỊ CHO ĐÀM PHÁN CHUẨN BỊ CHO ĐÀM PHÁN Sự chuẩn bị kỳ công sẽ đem lại một kết quả kì công” ROBERT H. SCHULLER Sự chuẩn bị trước rất cần thiết để đàm phán thành công. Các đối tác bước vào bàn làm việc với những thuận lợi riêng. Ví dụ, trong m ối quan h ệ người mua-người bán đi ển hình, người bán nắm thông tin cụ thể về giá sản xuất hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ. Người mua có cơ hội tiếp cận nhiều giá cạnh tranh và thông tin v ề đi ểm m ạnh và điểm yếu của hàng hoá hoặc dịch vụ của bên bán. Mục tiêu chủ yếu c ủa sự chuẩn b ị trước là tạo nhiều khả năng đạt được kết quả thắng-thắng cho cả hai bên. Càng bi ết nhiều thông tin, cơ hội thành công càng nhi ều. Có m ột đi ều là những ng ười b ận r ộn thường không chú ý đến việc này, không dành thời gian cho công việc chuẩn bị. Không nên có sai lầm này. Trước khi tiến hành đàm phán, phải đảm bảo rằng bạn đã nghiên cứu kỹ mọi vấn đề và xác định rõ mục tiêu dựa trên những thông tin có được. ĐOÁN TRƯỚC QUAN ĐIỂM CỦA CẢ HAI BÊN Khi đàm phán, năng lực và độ tự tin của bạn được củng c ố khi b ạn có th ể đàm phán thành công các mặt của vấn đề, vì vậy theo chúng tôi, bạn nên chuẩn b ị tr ước quan điểm của chính mình và đoán trước quan điểm của đối tác trước m ọi cu ộc đàm phán. Bản câu hỏi thăm dò quan điểm trong phần này sẽ giúp bạn làm việc này SỬ DỤNG BẢNG CÂU HỎI THĂM DÒ QUAN ĐIỂM Trả lời các câu hỏi dưới đây để bạn có thể điền vào bảng Câu hỏi thăm dò quan điểm. Chủ đề: Chủ đề gì sẽ được đề cập tới trong cuộc đàm phán? M ục đích c ủa b ạn là gì? Mục đích của đối tác là gì? Mục đích của hai bên giống nhau hay khác nhau? Tầm nhìn: Cái nhìn của bạn về một kết quả ý tưởng là gì? Nguồn thông tin: Bạn thu thập thông tin để chuẩn bị cho cuộc đàm phán bằng cách nào? - Nói với bạn bè hoặc những người quen với những cuộc đàm phán kiểu này? - Nghiên cứu chủ đề cuộc đàm phán qua sách và băng video? - Tìm đến các nguồn đáng tin cậy như Báo cáo khách hàng, tài li ệu Kelley Blue Book (dành cho ôtô), hoặc Danh sách dịch vụ (đối với nhà cửa)? - Đến thẳng hãng cạnh tranh? - Tra cứu trên Internet hoặc nguồn thông tin trực tuyến về sản phẩm ho ặc d ịch v ụ tương tự? - Tìm hiểu mục đích của đối tác bằng cách hỏi người đã từng có cuộc đàm phán tương tự với đối tác? - Tìm hiểu liệu người đó phải chịu phạt bằng hình thức nào khi không đ ạt đ ược kết quả-bằng tiền lương hay bổn phận? (Thông tin này cho biết mức độ động c ơ c ủa người đó). Khi bạn đã thu thập được thông tin, hãy ghi tóm tắt lại và đi ền nh ững thông tin có liên quan vào bảng thăm dò quan điểm. Bạn không thể nhớ hết được m ọi thông tin vì th ế việc ghi chép là rất cần thiết trong quá trình đàm phán. Thông tin hữu ích: Thông tin nào hữu ích cho cả bạn lẫn đối tác? Cả hai đ ều bi ết giá bán lẻ của sản phẩm, hoặc có bao nhiêu hãng cạnh tranh bán cùng một sản phẩm đó? Một số thông tin chỉ có lợi cho một bên. Ví dụ, chỉ có người bán m ới bi ết đ ược giá của hàng hoá là bao nhiêu để ra giá. Vấn đề có thể đàm phán:Những vấn đề nào có thể đàm phán được? Đó là những vấn đề về giá cả, chất lượng, ngày vận chuyển, bảo hành, hướng dẫn, c ải ti ến, màu s ắc và kiểu mẫu, hàng kèm thêm, gửi hàng trọn gói hoặc từng phần, phí vận chuyển … Yêu cầu của các bên đàm phán: Yêu cầu và mối quan tâm của các nhân là gì, của đối tác đại diện cho một tổ chức, đoàn thể, hãng kinh doanh là gì? Hãy đề cập đến cả yêu cầu trực tiếp và yêu cầu ẩn của c ả hai bên. Nh ững yêu c ầu hiện rất dễ thấy vì người đàm phán thường nói thẳng ra. Ví dụ, đối tác sẽ đ ưa ra các yêu cầu như giá hợp lý, mức nào anh ta có thể trả được, thời gian vận chuyển hàng hoá hoặc dịch vụ, và số lượng chính xác mà bên đó c ần. Những yêu c ầu ẩn l ại khó phát hiện ra nếu bên đối tác không tiết lộ. Bao gồm những yêu c ầu nh ư mu ốn đ ược thích, muốn được tin tưởng; tôn trọng; muốn mình đúng; muốn nhìn thấy sự tốt đẹp trong mắt người khác; muốn có quyền lực; muốn được đ ối xử t ốt; mu ốn ng ười khác lắng nghe mình; muốn được chấp nhận; muốn người khác nghĩ mình giỏi; muốn chiến thắng; thấy mọi việc quá dễ; và muốn thiết lập được m ối quan h ệ. Cần nh ớ h ết những yêu cầu ẩn đó để có thể điều khiển được cuộc đàm phán Cá nhân hoặc tập thể: Ai sẽ tham gia vào cuộc đàm phán? Bên phía bạn là m ột tập thể hay bạn đàm phán với tư cách cá nhân? Bên đối tác đàm phán với tư cách là t ập th ể hay cá nhân? Phong cách của người đàm phán:Phong cách hành vi của người đi đàm phán là gì? Phong cách của bạn là người Ôn hoà, Mạnh mẽ, Phân tích hay Tổng hợp? Phong cách của đối tác là gì? Trong cuộc đàm phán, bạn sẽ là Cá m ập, Cá chép hay Cá heo? Đ ối tác của bạn sẽ là gì? Nếu đây là một cuộc đàm phán lần hai, đối tác xử sự v ới b ạn như thế nào trước đây? Lựa chọn hoặc thay thế: Cả hai bên có những lựa chọn ho ặc bi ện pháp thay th ế nào để tiến tới kết quả thắng-thắng? Nhìn chung, các lựa chọn hoặc biện pháp đó càng khả thi thì cả hai càng có nhiều cơ hội đạt được mục đích. - Đây chỉ là cuộc đàm phán một lần hay sẽ có cuộc đàm phán khác trong tương lai? - Có tổ chức chính phủ hoặc luật pháp nào tham gia vào cuộc đàm phán không? - Có bên thứ ba tham gia vào cuộc đàm phán? Vị trí của vấn đề: Bạn đã xác định rõ mong muốn (kết quả tốt nhất), m ức đ ộ tho ả mãn (kết quả mà bạn thấy hài lòng), và điểm mấu chốt (điểm bạn không th ể b ỏ qua) chưa? Bạn cần phải xác định những thông tin này cho mỗi vấn đề đặt ra. Bạn có biết gì về mong muốn, mức độ thoả mãn và đi ểm m ấu ch ốt c ủa đ ối tác ch ưa? So sánh mục đích hàng đầu của bạn với của đối tác giống khác nhau như thế nào? Chiến thuật và mẹo: Để đạt được mục đích, bạn sẽ sử dụng chiến thuật ho ặc m ẹo nào? Nếu bạn muốn mua ôtô, bạn có thể dùng đến sức m ạnh c ủa c ạnh tranh, nói cho người bán biết bạn đang phân vân giữa hai hãng khác nhau để họ gi ảm bớt giá. Ho ặc có thể sử dụng những con số và thông tin để chứng minh r ằng giá mà bạn đ ưa ra là phù hợp. (Những chiến thuật và mẹo sẽ được đề cập đến chi tiết hơn trong phần sau). BATNA (Biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới thoả thuận): Bạn có chuẩn bị B ...