Sức mạnh của danh thiếp trong giao dịch kinh doanh

Đã có những cuộc giao dịch kinh doanh diễn ra trong bầu không khí gượng gạo, thậm chí thiếu tin tưởng chỉ vì một nhân vật quan trọng nào đó quên hoặc không mang theo danh thiếp. Xét ở một khía cạnh khác, tấm danh thiếp có lúc cũng là nguyên nhân khiến nhiều người nhẹ dạ, cả tin trở thành nạn nhân của những vụ lừa đảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Sức mạnh của danh thiếp trong giao dịch kinh doanh Sức mạnh của danh thiếp Đã có nh ững cuộc giao dịch kinh doanh diễn ra trong bầu không khí g ượng gạo, thậm chí thiếu tintưởng chỉ vì một nhân vật quan trọng nào đó quên hoặc không mang theodanh thiếp.Xét ở một khía cạnh khác, tấm danh thiếp có lúc cũng là nguyên nhânkhiến nhiều người nhẹ dạ, cả tin trở thành nạn nhân của những vụ lừađảo. Như vậy, có thể thấy rằng tuy không phải là một loại giấy tờ có giátrị pháp lý, nhưng danh thiếp đã trở thành một thứ hành trang gần nhưkhông thể thiếu được của các doanh nhân, một thứ “giấy thông hành”trong các giao dịch thương mại.Tuy nhiên, mức độ quan trọng và tiêu chuẩn cụ thể của danh thiếp cũngnhư cách thức sử dụng nó trong từng trường hợp ra sao thì cho đến nayvẫn chưa có sự thống nhất. Phần lớn các doanh nhân hiện nay vẫn in vàsử dụng danh thiếp theo phương châm “người sao ta vậy”.Giấy thông hành trong giao dịch thương mạiNếu coi danh thiếp là một phần của văn hóa thương m ại, thì nền văn hóaấy được xây dựng từ những quy ước bất thành văn của giới thương nhânvà được thay đổi, bổ sung theo thời gian và nền văn hóa của mỗi khu vực,quốc gia.Tuy nhiên, nó cũng có những điểm chung và nguyên tắc cơ bản m à cácloại danh thiếp phải tuân theo.Trước hết về kích thước, danh thiếp thường có dạng hình chữ nhật với“số đo” khoảng 5,0-5,5cm x 8,5-9,0cm. Trên thực tế, còn tồn tại một sốloại danh thiếp phi tiêu chuẩn (ngắn, dài, to, nhỏ, vuông, tròn, gập đôi,gập ba...). Do phần lớn các loại hộp, ví, sổ đựng danh thiếp đều đượcthiết kế để chứa các loại danh thiếp tiêu chuẩn, nên thường gây khó khăncho các loại danh thiếp phi tiêu chuẩn khi muốn “chung sống” và nhiềukhi làm hỏng dự định của những chủ nhân muốn “lưu danh hậu thế” hoặcmong muốn đ ược đối tác luôn nhớ đến mình.Về mặt hình thức, yếu tố đơn giản, rõ ràng và thống nhất trong cùng mộtdoanh nghiệp là những điểm ưu tiên hàng đầu khi thiết kế danh thiếp.Do đ ặc thù của danh thiếp là có kích thước nhỏ, lại thường được d ùngtrong những phút chào hỏi đầu tiên với vai trò thay mặt chủ nhân cungcấp các thông tin cô đọng về doanh nhân và doanh nghiệp, nên việc thiếtkế màu mè, phức tạp hoặc quá hoành tráng là không cần thiết.Đã từng có trường hợp đối tác phải vất vả xoay xở, xăm xoi tấm danhthiếp khá lâu m à vẫn không biết được người đứng trước mặt mình là ai,hoạt động trong lĩnh vực nào.Cuối cùng, nội dung có lẽ là phần quan trọng nhất của danh thiếp. Ngoàinhững thông tin, theo truyền thống, thường phải có như: tên doanhnghiệp và logo (nếu có), tên thương nhân và chức vụ, địa chỉ, số điệntho ại, fax, lĩnh vực hoạt động, trên danh thiếp còn có thêm các thông tinnhư đ ịa chỉ showroom, chi nhánh, số bưu cục (Post Code), địa chỉ hòmthư lưu (P.O. Box), địa chỉ e-mail, website, số điện thoại di động, v.v...Một số danh thiếp của các doanh nghiệp Việt Nam còn có địa chỉ nhàriêng, điện thoại, fax nhà riêng, e-mail cá nhân, mã số thuế và thậm chímột số danh thiếp còn có cả nickname dùng cho việc chat trên mạng.Tại các gian hàng ở các hội chợ triển lãm trong nước thời gian gần đâycòn thấy xuất hiện khá nhiều loại danh thiếp “vô danh”. Đây thực chất làmột dạng tờ gấp (brochure) giới thiệu về doanh nghiệp được thu gọn lạidưới hình thức của một tấm danh thiếp với đầy đủ tên doanh nghiệp, địachỉ liên hệ, sản phẩm, dịch vụ, chỉ thiếu tên người và chức vụ.Ngôn ngữ danh thiếpNgôn ngữ ưu tiên hàng đầu trong danh thiếp là ngôn ngữ của quốc gia màdoanh nghiệp có trụ sở hoặc đang hoạt động tại đó. Ngôn ngữ tiếp theo(nếu có), được in tại mặt kia của danh thiếp, thường là tiếng Anh hoặctiếng của quốc gia (vùng lãnh thổ) mà doanh nghiệp thường có giao dịch.Trong trường hợp cần in riêng danh thiếp cho những chuyến đi công táchoặc tham dự hội chợ, triển lãm, hội thảo tại nước ngoài thì có thể chọntiếng Anh và tiếng của quốc gia sẽ đến thăm để in danh thiếp.Nên chọn loại phông chữ thông dụng, dễ đọc để in danh thiếp. Việc chọncác phông chữ theo kiểu thư pháp sẽ gây khó khăn cho đối tác, kháchhàng, nhất là những người từ các quốc gia không sử dụng hệ chữ Latinhnhư Trung Quốc, Nhật Bản, Thái Lan, Nga, Iraq...Tên của doanh nghiệp phải in rõ ràng, dễ nhận biết để tiện cho việc giaodịch về sau, tránh việc in tắt tên công ty hoặc in tên công ty theo kiểu giaphả liệt kê từ tên bộ, ban, ngành, sở chủ quản đến tổng công ty, công ty,xí nghiệp rồi đến nhà máy, trung tâm, cửa hàng... dễ gây nhầm lẫn chokhách hàng, đối tác. Đối với các doanh nghiệp có hoạt động trên phạm vicả nước và nước ngo ài, nên ghi đ ầy đủ mã số điện thoại của tỉnh, thànhvà quốc gia.Việc in lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp trên danh thiếp cũng là điềucần thiết vì không phải lúc nào doanh nhân cũng có điều kiện và thời gianđể giới thiệu về mình, nhất là trong những dịp tiếp xúc đông người, dẫnđến việc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh với các đối tác, khách hàng tiềm năng.Trên thực tế, rất khó đoán được lĩnh vực hoạt động của một doanh nghiệpchỉ thông qua tên công ty hoặc logo.Địa chỉ trên danh thiếpHiện nay, việc trao đổi thông tin qua e-mail đã trở nên khá phổ biến dohiệu quả cao, tốc độ nhanh, chi phí thấp và tiện lợi. Do vậy việc có địachỉ e-mail, nhất là đ ối với các doanh nghiệp xuất khẩu hoặc có đối tácnước ngoài, đã trở thành điều gần như bắt buộc.Tuy nhiên, cũng cần lưu ý là địa chỉ e-mail thường được chia làm ba cấpđộ tin cậy khác nhau. Có độ tin cậy cao nhất là đ ịa chỉ e-mail có nguồngốc từ địa chỉ trang web của doanh nghiệp (chẳng hạn nhưinfo@tencongty.com.vn).Tiếp theo là những địa chỉ e-mail có hợp đồng đăng ký và trả tiền sau, docác công ty dịch vụ Internet cung cấp như VDC, FPT, Saigonnet,Netnam, Viettel... Có độ tin cậy thấp nhất là các địa chỉ e-mail dùng thẻInternet trả trước hoặc miễn phí như yahoo.com, hotmai.com, mail.com,vol.vnn ...